E-invoicing pour les nuls partie 2 : les principes de base

Si vous n’êtes pas doué en informatique ou si vous souhaitez vous mettre à l’e-facturation mais pensez ne pas posséder les connaissances nécessaires, vous êtes au bon endroit !

Il n’est pas nécessaire de posséder d’autres connaissances préalables que les notions expliquées dans la première partie.

Nous allons à présent vous familiariser avec les principes de base.

1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

De manière générale, nous pouvons dire qu’une facture électronique est une facture à la fois établie et transmise par des moyens électroniques.

Comparez cela à l’expédition d’une lettre traditionnelle par la poste par rapport à l’envoi d’un courriel, de manière entièrement électronique.

2. Comment envoie-t-on une facture électronique ?

Une facture électronique s’envoie aussi par un canal électronique. Il existe plusieurs possibilités. Vous pouvez :

• Expédier un mail avec la facture en pièce jointe
• Envoyer un mail contenant le lien vers le site web où la facture est disponible
• Recourir à un réseau pour l’échange de factures électroniques
• Charger votre facture sur une plate-forme centrale (par exemple, la plate-forme Mercurius des autorités fédérales)
• etc.

En comparaison, une lettre peut s’envoyer par la poste ou via un service de coursiers.

Nous aborderons les différentes possibilités de transmission plus en détail dans l’un des prochains chapitres.

3. Quels sont les différents types de facture électronique ?

Il existe plusieurs types de facture électronique.

• PDF
• XML
• UBL
• CEFACT
• EDIFACT
• etc.

Je consacrerai l’un des chapitres suivants à revenir plus en détail sur leurs particularités.

Sous la pression de nos dirigeants européens, cette diversité tend à diminuer. En effet, moins il y aura de types de document, plus leur traitement et leur utilisation deviendront faciles et bon marché.

Ceci est comparable à l’introduction de l’euro comme moyen de paiement. Avant, chaque pays au sein de la zone euro possédait sa propre devise. Aujourd’hui, nous pouvons payer en euro dans nos pays voisins, sans avoir à subir les coûts et les inconvénients liés au change.

4. Pourquoi est-il important de choisir le bon logiciel ?

Au moment d’acheter un logiciel, il n’est pas toujours facile de faire le bon choix.

C’est comme lorsqu’on achète une voiture. En fonction de l’utilisation que vous en aurez, vous choisirez une belle voiture de sport ou un monospace moins élégant.

Si vous décidez de faire l’acquisition d’un logiciel de facturation, par exemple, vous devrez envisager plusieurs choses. Nous reviendrons plus tard sur les critères qui importent pour vous, mais voici déjà une petite liste :

• Le coût
• La facilité d’utilisation
• Les possibilités de transmission des factures électroniques
• Les possibilités de travail à distance
• etc.

Dans le chapitre suivant, j’évoquerai plus en profondeur les différentes façons de transmettre des factures.

Vous avez des questions ou un point ne vous paraît pas clair ? Faites-le savoir dans les commentaires ci-dessous et je vous répondrai personnellement dans les plus brefs délais.

Paul Simons

e-Director at CodaBox

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