Waarom ACCM een haat-liefde verhouding heeft met digitale facturatie

In 2008 opende Michel Corthout het Accountantskantoor Corthout Michel & Partners commv (ACCM), in Heist-op-den-Berg.

ACCM heeft een extra ervaring in de Horeca- en bouw-sector, twee sectoren die een heel specifieke aanpak vergen. Daarnaast heeft het kantoor een sterke reputatie op vlak van “bijzondere mandaten”. Om de dossiers efficiënt op te volgen combineert ACCM de kracht van CodaBox met Yuki, Silverfin, Kassatellen, FID-manager en Twinntax.

Het kantoor startte in 2008 met 0 medewerkers maar ondertussen kan Michel rekenen op de hulp van 10 medewerkers om zo’n 470 dossiers op te volgen.

Eén van die medewerkers is Zena De Groot, een jonge en ambitieuze dossierbeheerder. Deze aspirant ITAA gecertifieerd fiscaal accountant is het aanspreekpunt voor alle CodaBox-diensten en dan vooral voor de VOILA-dienst.

De ideale persoon dus om eens over CodaBox en de toekomst van digitale facturatie te praten.

Waarom CodaBox onmisbaar is voor ACCM

Tom: “Zena, wat waren je grootste uitdagingen vóór je met CodaBox werkte?”

Zena: “Waarschijnlijk vertel ik je niets nieuws, maar voor we met CodaBox werkten ontbraken er op het einde van het kwartaal steeds een pak documenten in de dossiers.

Zo verloren we heel wat tijd aan het sturen van herinneringen naar onze klanten , waardoor wij altijd achter de feiten aan liepen. Sinds we met CodaBox werken spelen we veel korter op de bal en spreiden we de workload over het ganse trimester.

“Ik heb nog nooit iemand horen klagen over CodaBox”

Tom: “Hoe verliep de implementatie van de CodaBox-diensten?”

Zena: “Starten met CodaBox is heel gemakkelijk. Toegegeven, het kan soms wat tijd kosten om de mandaten te activeren, maar uiteindelijk spreken we over een éénmalige activatie. Eens het mandaat in orde is, hoef je hier nooit meer naar om te kijken.

Da’s niet alleen een groot voordeel ten opzichte van tools die bankverrichtingen via PSD2 aanleveren, maar het is vooral een enorme geruststelling voor onze klanten, die daar helemaal niet mee bezig zijn.

Eigenlijk is het simpel: hoe later je met CodaBox begint, hoe meer klanten je zal moeten activeren en hoe langer die opstartfase dus zal duren. Vroeg starten is dus de boodschap (lacht).

We kunnen ook steeds rekenen op Sandra, jullie Customer Success Manager. Zij contacteert ons regelmatig om te checken of alles nog naar wens verloopt. Zij lost sommige problemen onmiddellijk op, zonder dat we de CodaBox support moeten contacteren.

Begrijp me niet verkeerd, de CodaBox support is van goudwaarde, maar het doet wel deugd om een insider ter onze beschikking te hebben, die onze belangen behartigt en ervoor zorgt dat de samenwerking nog vlotter wordt.”

Tom: “Dat kan ik alleen maar beamen. Sandra zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte is van wat er reilt en zeilt bij onze klanten.”

Zena: “En dat voelen we ook. Sinds Sandra er is, merken wij een duidelijk verschil op vlak van opvolging, waarvoor dank (lacht).”

Tom: “Ik geef het zeker door 😉. Wat beschouw jij als de grootste toegevoegde waarde van onze CODA-dienst?”

Zena: “Da’s eigenlijk simpel: op ieder moment kan je alle bankinformatie raadplegen, in een duidelijk en makkelijk te begrijpen formaat. Het feit dat die informatie dagelijks binnenkomt is gewoon bonus.

Mag ik eerlijk zijn? Ik heb de CODA-dienst altijd een simpel ding gevonden (lacht). CODA bewijst dat je geen ingewikkelde tools nodig hebt om het leven van je klanten en medewerkers aangenamer te maken.

“Het is simpel, goed en het werkt! Meer moet dat gewoon niet zijn”

Of je nu een klein of groot kantoor runt, de kost van de CODA-dienst staat in schril contrast met de personeelskost om de bankverrichtingen manueel te verwerken.”

Tom: “Deze quote ga ik inkaderen“ 😊

Zena: “Maar daar blijft het niet bij. Het feit dat jullie het volledige mandaatproces voor ons kantoor afhandelen is één van de belangrijkste redenen waarom we voor CodaBox kiezen.”

MyCodaBox, meer dan een administratief centrum

Tom: “Dan zijn jullie grote MyCodaBox gebruikers. Of zie ik dat verkeerd?”

Zena: “Inderdaad. Ikzelf werk er weinig mee, maar mijn collega gebruikt MyCodaBox dagelijks. Telkens wanneer jullie een nieuwe feature lanceren denk ik allez, da’s tof. Dat is inderdaad makkelijker of handiger” (lacht).

Resend CODA is daar zo’n voorbeeld van. Daar zaten we niet op te wachten, maar nu kunnen we niet meer zonder.

Via SODA de data van loonboekingen automatisch ontvangen

Tom: “ACCM gebruikt ook onze SODA, maar niet voor alle klanten, waarom? ”

Zena: “Voor bedrijfsleiders waar wij de loonadministratie zelf doen, ontvangen wij wel SODA-bestanden, maar niet via CodaBox.

Voor alle andere bedrijven met personeel werken wij uiteraard met SODA van CodaBox.”

Tom: “SODA is even handig als CODA . Waarom denk jij dat SODA minder populair is dan CODA?”

Zena: “Goh, persoonlijk denk ik dat dit te wijten is aan het feit dat we maar over één document per maand spreken. Dat lijkt weinig waardoor accountants denken dat het misschien niet de moeite is om SODA te activeren. Maar niets is minder waar. De tijdswinst met SODA is enorm en het gebruiksgemak staat op hetzelfde niveau als de CODA-dienst.

Ik vind trouwens niet dat SODA het kleine zusje is, wel integendeel. Ik heb echt geen zin om die looninformatie manueel in te boeken en daar mijn tijd aan te verspillen. Da’s echt een no go!

Is e-invoicing de heilige graal voor accountants?

Tom: “Je oprechtheid maakt me wel benieuwd naar je mening over digitale facturatie. Hoe zien jullie de e-invoicing (r)evolutie binnen ACCM?”

Zena: “E-invoicing heb ik op tafel gelegd bij ACCM. Ik sta er nog steeds heel hard achter. We sturen onze digitale facturen in UBL-formaat via FID-manager naar onze klanten. Spijtig genoeg is het nogal omslachtig voor onze klanten om facturen te raadplegen, die zo verstuurd worden.

En dat geldt ook voor ons als dossierbeheerder. Het is echt niet makkelijk om onze eigen facturen uit FID-manager in te boeken. Daarom hebben we voor de combo VOICI en VOILA gekozen.

Het lijkt banaal, maar zo sparen we 10 kliks per factuur per maand uit. Extrapoleer dat naar de 470 dossiers die wij beheren en zo sparen wij maandelijks 4.700 kliks uit.

Reken gerust op 3 à 4 seconden per klik en je zit al rap aan 3u per maand of 36 uur per jaar.

De tijdswinst die we via VOICI en VOILA boeken is dus enorm. Én je vermijdt een polsblessure van al dat klikken (lacht).”

Tom: “Zonnegeur en manenschijn dus…”

Zena: “Zo ver zou ik het niet drijven (lacht). Digitale facturatie is niet perfect, maar dat ligt niet aan CodaBox. Er zijn reeds heel wat leveranciers op VOILA aangesloten, maar wij merken dat er nog een pak facturen niet aankomen bij onze klanten en dat frustreert me enorm.

Ik weet dat het niet jullie fout is, maar het is wel moeilijk om aan onze klanten uit te leggen dat bepaalde leveranciers hun facturen automatisch via VOILA versturen en dat ze die toch nog manueel aan ons moeten afleveren. Zo krijg je e-invoicing moeilijk verkocht aan KMOs.

Mocht ik als ondernemer met VOILA werken om mijn Proximus facturen automatisch te ontvangen en ik ontdek dat ik die facturen toch nog steeds manueel moet gaan ophalen en bij mijn boekhouder moet afleveren; ik zou serieus slecht gezind zijn.

Tom: “Oei, dit gesprek lijkt de verkeerde kant op te gaan…

Zena: “… maar dit is jullie fout niet hé! Het probleem ligt bij de verzenders van de facturen die allemaal een verschillende manier van werken hebben. Ik weet dat CodaBox hard haar best doet om meer en meer leveranciers te overtuigen om de facturen volledig digitaal te verzenden, maar dat is maar het begin.

Laat mij wel duidelijk zijn: ik vind VOILA nog steeds een super-dienst en ik sta volledig achter jullie inspanningen en achter de filosofie van DigiCrowd.

Uiteindelijk zijn jullie één van de betere partners die de e-invoicing problematiek op een deftige manier aanpakken. Sinds wij met VOILA gestart zijn eind 2019 zien we ook dat de dienst enorm geëvolueerd is, dus neem mijn kritiek niet té persoonlijk (lacht).

Tom: “Ah, toch nog goed nieuws 😊 Ondanks je bedenkingen blijf je e-invoicing “the way to go” vinden, waarom?”

Zena: “Het blijft voor ons kantoor sowieso een enorme tijdswinst. Zo hoeven we onze eigen facturen niet meer in te boeken en winnen we heel wat tijd voor de leveranciers die hun facturen wél digitaal afleveren.

We werken met Yuki, dat eigenlijk al een groot stuk van ons werk automatiseert, toch blijven PDF-facturen voor tijdsverlies zorgen.

Sommige facturen moet je boekhoudkundig uitsplitsen. Via de UBL-standaard is dit een fluitje van een cent. Zelfs binnen Yuki zijn we verplicht om PDF-facturen manueel uit te splitsen, wat gewoon a waste of time is. Zeker als je weet hoe makkelijk dit is voor VOILA-facturen in het UBL-formaat.

Tom: “Wat is de oplossing?”

Zena: “E-invoicing moet gewoon verplicht worden vanuit de overheid, punt. Zonder een verplichting gaat e-invoicing in België nooit van de grond komen en zal VOILA ook nooit een betekenisvolle rol spelen.

Maar even belangrijk: de overheid moet ook de standaarden vastleggen, waarbij mijn voorkeur duidelijk naar UBL uitgaat.

Tom: “Dat is…”

Zena (op dreef): “… sorry dat ik je onderbreek, maar wij zouden al heel tevreden zijn mochten we alle facturen gewoon ontvangen, ongeacht het formaat.

Als wij als kantoor meer dossiers willen beheren met hetzelfde aantal medewerkers, dan is UBL de enige oplossing.