GDPR – Bescherming van persoonsgegevens | CodaBox
 

Privacyverklaring

1 ALGEMEEN

Deze privacyverklaring beschrijft hoe CodaBox NV/SA en Isabel NV/SA (“we”, “ons”, “ons”, “onze”), met kantoren aan de Diestsepoort 1 – 3000 Leuven (telefoon: +32 2 880 84 80), als verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens verwerkt die we van u verzamelen via de website codabox.com en zoomit.be, en via CodaBox diensten.

CodaBox NV/SA maakt deel uit van Isabel Group die is samengesteld uit Isabel NV/SA, CodaBox NV/SA, Clearfacts BV/SRL en Clearnox SAS.

Zoomit is een CodaBox-dienst die wordt aangeboden door drie partijen: de afzender van het document, uw bank en CodaBox NV/SA; elke partij is slechts verwerkingsverantwoordelijke voor bepaalde delen van de verwerkingsactiviteiten die worden uitgevoerd om de Zoomit-dienst te verlenen.

2 UPDATES VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen, maar zullen dit in elk geval doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. We zullen u, indien mogelijk, per e-mail op de hoogte brengen van eventuele belangrijke wijzigingen in deze verklaring.

Deze verklaring werd voor het laatst gewijzigd en herzien op 29 april 2021.

 

3 INFORMATIE DIE WE VERZAMELEN

3.1 KLANTEN RELATIE
Wanneer u of uw bedrijf klant wordt van Isabel Group of een van de aangesloten bedrijven, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, taalvoorkeur en telefoonnummer, we zullen u of uw bedrijf ook een klantnummer toekennen;
b. Gegevens over uw werk: uw functietitel, werkgever en werkadres;
c. De producten die u of uw bedrijf gebruikt en factuurgegevens.

Wanneer u contact met ons opneemt via onze website of via e-mail, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam, telefoonnummer en e-mailadres;
b. Gegevens over uw werk: de naam van het bedrijf waarvoor u werkt;
c. De berichten die u ons stuurt.

Wanneer u ons een bank- en teletransmissiemandaat geeft op basis van de CodaBox-diensten, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en taalvoorkeur;
b. Gegevens over uw werk: uw functietitel, werkgever en werkadres;

 

3.2 DIENSTEN GEBRUIKEN

Als onderdeel van uw gebruik van de Zoomit-diensten, zullen wij u notificaties sturen; hiervoor verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, IBAN en bankgebruikers-ID
b. Uw taalvoorkeur.
c. Informatie over de documenten die naar u zijn verzonden: hun type en afzender, het verschuldigde bedrag (indien van toepassing) en de betalingsdatum.

Wanneer u interactie heeft met de Zoomit-diensten, houden we activiteitenlogboeken bij; hiervoor verzamelen we uw naam, e-mailadres, IBAN, bankgebruikers-ID en taalvoorkeur.

 

3.3 KLANTENSERVICE

Wanneer we met uw toestemming een sessie voor het delen van schermen starten, om u te ondersteunen bij het gebruik van onze producten, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam en e-mailadres;
b. Alle informatie die wordt gedeeld tijdens de sessie voor het delen van schermen (audio en video).

 

3.4 MARKETING

Wanneer u zich registreert voor en deelneemt aan een evenement dat wij organiseren, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres en telefoonnummer;
b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: uw bedrijfsnaam;
c. Alle andere informatie met betrekking tot het evenement.

We verzamelen ook persoonlijke gegevens over u van andere organisatoren van evenementen aan wie u toestemming hebt gegeven om die persoonlijke gegevens met ons te delen.

Wanneer u zich registreert voor onze nieuwsbrief, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam, professioneel e-mailadres en taalvoorkeur;
b. Werkgegevens: uw bedrijfsnaam en adres;

Uw apparaat- en gebruiksinformatie worden ook verzameld wanneer u de nieuwsbrieven leest.

 

3.5 WEBSITE

Terwijl u op onze website surft, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw IP-adres;
b. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;
c. Wanneer u ons dit toestaat, verzamelen wij ook gegevens met betrekking tot uw gebruik van de website, zoals de pagina’s die u geraadpleegd hebt of als u onze website in het verleden al bezocht heeft.

 

4 VERWERKINGSDOELEINDEN

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

a. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons of om, op uw verzoek, stappen te ondernemen om een overeenkomst af te sluiten:

i. Om u te laten registreren voor het gebruik van onze diensten.
ii. Om u de diensten te verlenen waarvoor u zich heeft aangemeld of waarvoor u heeft verzocht.
iii. Om u te ondersteunen wanneer u problemen ondervindt bij het gebruik van de services.
iv. Om de relatie tussen u, onze klant en ons en andere leden van de Isabel-groep te beheren.
v. Om u informatie te verstrekken wanneer u daarom verzoekt en om uw berichten te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt.
vi. Om u in staat te stellen u in te schrijven voor en deel te nemen aan onze webinars of onze evenementen.
vii. Om mandaten te verkrijgen en te behouden voor de toegang tot bankgegevens van uw bedrijf.Om mandaten te verkrijgen en te behouden voor het verzenden van uw gegevens naar uw boekhoudkantoor.

b. Waar u uw toestemming hebt gegeven, door het invullen van onze contactformulieren:

i. Om ons in staat te stellen u promotionele aanbiedingen en informatie te sturen over onze en andere leden van de Isabel Group-producten, in overeenstemming met uw keuzes.
i. Om een sessie voor het delen van schermen te starten wanneer u daarom verzoekt om ondersteuning te krijgen.
ii. Om cookies in uw browser te plaatsen en geavanceerde statistieken uit te voeren op basis van de informatie die deze cookies ons verstrekken.
iii. Om ons in staat te stellen precies de informatie te volgen over het unieke aantal bezoekers, hun sessies en de relevante tijdsaanduiding.

c. Indien dit nodig is voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals hieronder vermeld, mits uw belangen, vrijheden en fundamentele rechten niet zwaarder wegen:

i. Om onze zakelijke relaties met u, als bestaande of potentiële klant van Isabel Group, op te sporen.
ii. Om bestaande klanten informatie te bezorgen over de evolutie van Isabel Group en de producten van de aangesloten bedrijven; u kunt deze communicatie op elk moment verzoeken om te stoppen via een afmeldlink die onderaan elke communicatie staat.
iii. Om niet-nominatieve informatie te krijgen over de bezoekers die de websites van Isabel Group raadplegen.
iv. Om onze diensten te verbeteren en nieuwe commerciële aanbiedingen voor de hele groep te ontwikkelen.
v. Om de veiligheid van onze en andere Isabel Group-websites en hun databank te verzekeren.
vi. Om eerdere oproepen voor training van agenten en voor kwaliteitscontrole mogelijk te maken.
vii. Om sporen te behouden van acties die zijn ondernomen tijdens sessies voor schermdelen.

Voor deze doeleinden hebben we een belangenafweging uitgevoerd, zoals de wet vereist, en hebben we vastgesteld dat, rekening houdend met de beperkte hoeveelheid persoonsgegevens die we verzamelen, de uitgevoerde verwerking en uw redelijke verwachtingen, uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van deze verwerking.

d. Wanneer we aan onze wettelijke verplichtingen, zoals het melden van misdrijven of pogingen tot misdrijven of fiscale rapporteringen, moeten voldoen.

 

5 ONTHULLING EN OVERDRACHT VAN PERSOONSGEGEVENS

Om onze diensten aan u te kunnen leveren en om aan bovengenoemde doeleinden tegemoet te komen, moeten we uw persoonsgegevens delen met:

a. Medewerkers van CodaBox NV/SA en Isabel Group die toegang hebben op een ‘need-to-know’-basis en onderaannemers die een vertrouwelijkheidsovereenkomst met ons hebben ondertekend.
b. Uw accountant.
c. Externe verwerkers, gevestigd in België, die ons alleen op onze instructies helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens en die onderworpen zijn aan de gepaste vertrouwelijkheidsclausules:

i. Isabel NV/SA, die onze groepsbrede klantenrelatie en webinar-tooling onderhoudt, evenementen organiseert en onze website onderhoudt.
ii. Twikey, die ons een oplossing biedt voor het digitaal ondertekenen van machtigingen.

d. Externe verwerkers, gevestigd in de Europese Economische Ruimte, die ons alleen op onze instructies helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens en die onderworpen zijn aan de gepaste vertrouwelijkheidsclausules:

i. Microsoft, die ons een oplossing voor het beheer van onze klantrelaties en het delen van schermen levert en onderhoudt.
ii. Google Analytics, dat ons eenvoudige statistieken over het aantal unieke bezoekers op onze website bezorgt.
iii. Amazon Web Services (AWS), dat instaat voor de hosting van onze websites.
iv. SurveyAnyplace, die ons een enquête-oplossing biedt.
v. Twilio Ireland limited, die verantwoordelijk is voor het verzenden van tweefactorauthenticatie-sms’jes.

e. Externe verwerkers, gevestigd in de Verenigde Staten van Amerika, die ons alleen op onze instructies helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens en die onderworpen zijn aan de gepaste vertrouwelijkheidsclausules:

i. MailChimp, die ons een nieuwsbriefoplossing biedt.
ii. Mailgun, die ons een e-mailservice biedt.
iii. Freshdesk, die ons een ticketingsysteem biedt.

We hebben Europese standaardcontractbepalingen ondertekend met deze externe verwerkers, wat een mechanisme is om te voldoen aan gegevensbeschermingsvereisten bij het overdragen van persoonsgegevens van de Europese Unie naar de andere landen.

f. Onafhankelijke controllers, zoals boekhoudsoftware, die verbinding maken met onze API en waarvoor u ons toestemming hebt gegeven om uw persoonlijke gegevens te delen.
g. YouTube, een onafhankelijke controller, gevestigd in Ierland, die diensten levert voor het weergeven van video’s op onze website.
h. Overheidsadministraties en regelgevende instanties in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen.

 

6 BEVEILIGING EN BEWARING VAN GEGEVENS

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld.

We nemen alle redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dit omvat ook het ontwikkelen van processen en procedures om ongeoorloofde toegang tot of onthulling van uw persoonsgegevens tot een minimum te beperken. We zorgen ervoor dat de derden met wie we uw persoonsgegevens delen eveneens over adequate veiligheidsmaatregelen beschikken.

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de in sectie 4 (Verwerkingsdoeleinden) omschreven doeleinden te bereiken, met de onderstaande maximale bewaringstermijnen:


a.  Klantgegevens en factuurgegevens worden gedurende 10 jaar na het einde van onze contractuele relatie bewaard.
b.  Gegevens die worden verzameld wanneer u diensten bij ons afneemt, worden gedurende 10 jaar na het einde van het contract bewaard, zoals vereist door de Belgische wetgeving.
c.  Gegevens met betrekking tot mandaten worden bewaard tot 10 jaar na het einde van onze contractuele relatie.
d.  Gegevens met betrekking tot e-mailnotificaties en activiteit van Zoomit worden 6 maanden bewaard.
e.  Gegevens die worden verzameld wanneer u contact met ons opneemt voor vragen of ondersteuning, worden 10 jaar na het laatste contact of na het einde van het contract bewaard.
f.  Gegevens die worden verzameld om u te registreren en onze webinars bij te wonen, worden 12 maanden bewaard.
g.  Gegevens die worden verzameld om u in staat te stellen u in te schrijven en onze evenementen bij te wonen, worden 1 maand na de evenementen bewaard.
h.  Oproepen en opnamen van schermdeling worden 1 maand bewaard.
i.  Technische logs worden maximaal 6 maanden bewaard.
j.  Gegevensback-ups, gemaakt om veiligheidsredenen, worden 4 weken bewaard.
k.  Gegevens die voor statistische doeleinden worden verzameld, worden 14 maanden bewaard.
l.  Gegevens die voor marketingdoeleinden worden verzameld, worden bewaard zolang we uw toestemming hebben.

 

7 KINDEREN

Gebruikers van CodaBox-services moeten minimaal 18 jaar oud zijn.

 

8 GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING EN PROFILERING

Er worden geen geautomatiseerde beslissingen over u genomen, noch profielen ontwikkeld in het kader van de in deze verklaring beschreven verwerking.

 

9 UW RECHTEN

U hebt het recht om ons een kopie van uw persoonsgegevens te vragen, om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te corrigeren, te verwijderen of te beperken (actieve verwerking stop te zetten) en om de persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te verkrijgen. Bovendien kunt u in bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (in het bijzonder wanneer we uw persoonsgegevens niet hoeven te verwerken om aan een contractuele of andere wettelijke verplichting te voldoen).

Indien we uw toestemming hebben gevraagd, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken; dit heeft echter geen invloed op de verwerking die al vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. U kunt uw toestemming intrekken door de aan ons domein gekoppelde cookies te verwijderen.

U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in de sectie “Contact” hieronder.

Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonsgegevens van een andere persoon zou onthullen, of als u ons vraagt informatie te verwijderen die we wettelijk verplicht zijn te bewaren of waarvan de bewaring gebaseerd is op een dwingend gerechtvaardigd belang.

Als er kwesties zijn die niet werden opgelost, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

 

10 CONTACT

Als u vragen hebt over deze privacyverklaring of contact met ons wil opnemen om welke reden ook in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming, door een e-mail te sturen naar privacy@codabox.com, of door een gedateerd en ondertekend verzoek te sturen naar CodaBox, Diestsepoort 1 – 3000 Leuven, België.

 

11 COOKIES