“CodaBox? Echt een onmisbare partner” volgens boekhoudkantoor EUROGES

“CodaBox helpt ons tijd te besparen en daardoor dieper in te gaan op klantendossiers. Dat verbetert de algemene kwaliteit van ons werk en versterkt de reputatie van ons boekhoudkantoor”, zegt Thierry Depasse, hoofd van het boekhoud- en administratiekantoor EUROGES, dat sinds 1996 in de streek van Gosselies (provincie Henegouwen) gevestigd is.

De vijf medewerkers van EUROGES beheren de dossiers van zo’n 250 klanten van zeer uiteenlopende omvang, gaande van kleine zelfstandigen tot kmo’s met tientallen werknemers. Het minste wat je van EUROGES kan zeggen, is dat het digitaliseringsproces er volop aan de gang is: “Onze IT-infrastructuur dekt alle behoeften.Van digitaal documenten ontvangen tot het digitaal verzenden van de jaarrekeningen naar de klant via Sage Cloud Demat (met behulp van de ClearFacts-technologie, n.v.d.r.)”, zegt Thierry Depasse. ”Alhoewel ik moet toegeven dat er nog veel werk aan de winkel is om meer klanten aan te moedigen om hun papieren gewoonten te veranderen… “

Bankinformatie rechtstreeks in het boekhoudsysteem? Pure tijdswinst!

Euroges, een CodaBox-gebruiker van het eerste uur(het eerste contract dateert van 2013!), was al heel vroeg gewonnen voor de aanpak, die overigens visionair bleek: “Ik had al heel snel door dat het interessant zou zijn om bankgegevens rechtstreeks in de boekhouding te integreren. Voor ons betekent het pure tijdswinst“.

Gedaan met ontbrekende uittreksels? Daar is iedereen mee gebaat!

Dankzij CODA van CodaBox behoren ontbrekende bankafschriften bij EUROGES wel degelijk tot het verleden. Thierry Depasse denkt met gespeelde nostalgie terug aan de tijd dat hij alles handmatig ingaf. Dat gaat goed tot je weer eens vaststelt “dat er een uittreksel ontbreekt of dat de klant vergeten is je een bijlage bij een uittreksel te bezorgen. Dan zit je vast tot hij antwoordt”, zucht hij. De zekerheid dat er geen ontbrekende uittreksels meer zijn, is voor hem een enorm voordeel.

Vandaar zijn besluit om de dienst standaard te activeren voor alle ‘bedrijfs’-dossiers van het kantoor. “Sage integreert CODA rechtstreeks. Dankzij een token is alles geautomatiseerd: CodaBox stuurt de bestanden direct naar de boekhouding. Voor ons is het volledig transparant. Er is geen speciale inspanning vereist. Dag na dag belandt alles bij ons in de boekhouding“. Eenvoudig, efficiënt. “Eerlijk gezegd, het is een toepassing die gewoon heel goed werkt“, lacht Thierry Depasse.

MyCodaBox: “Klant invoeren, rekeningnummer invoeren, en alles wordt automatisch gegenereerd”

Als kers op de taart kun je ook heel eenvoudig volmachten aanvragen via het MyCodaBox-portaal: “Het gaat heel vlot. Ik dien de aanvraag in via het portaal, en de documenten komen bij ons toe in PDF-formaat om aan de klant voor te leggen. Wij sturen ze rechtstreeks terug en CodaBox regelt het hele mandaat-proces met de banken“.

Klap op de vuurpijl: “Als de bank met Twikey-mandaten werkt, kan de klant zelfs digitaal tekenen. Dat gaat nog sneller“, aldus de manager van EUROGES.

Alles verloopt zo vlot dat hij het support-team van CodaBox bijna nooit hoeft te bellen. Behalve voor speciale gevallen, zoals “dossiers die afkomstig zijn van een ander boekhoudkantoor of wanneer de persoon die het mandaat moet ondertekenen niet gemachtigd is. Dat zijn echt speciale gevallen, en het support-team heeft altijd een oplossing”.

SODA? Nog meer tijdswinst!

CodaBox is uiteraard meer dan CODA. EUROGES heeft er recent voor gekozen om ook de loonboekingen via SODA te verwerken voor al haar klanten. Ook voor die beslissing was tijdswinst de drijfveer: “De loonboekingen die binnenkomen zijn reeds voorbereid. . Wij hoeven ze alleen nog maar te valideren, want zodra de parameters van de boekhoudrekeningen zijn afgesteld op de uitgaven, wordt alles de volgende maand automatisch gekoppeld”.

“CodaBox is onze onmisbare integratiepartner voor verdere digitalisering”

Voor Thiery Depasse is het duidelijk: “CodaBox is niet zomaar een dienstverlener. CodaBox is een onmisbare partner die werkelijk toegevoegde waarde biedt. Het product werkt goed, evolueert mee met onze behoeften en is 100% betrouwbaar. Dat betekent dat we nooit problemen hebben en dat we ons ook geen zorgen hoeven te maken.. Het is een onmisbare integratiepartner om verder door te gaan met digitalisering“.

Een partner die hen tijd helpt te besparen, waardoor ze dieper kunnen ingaan op dossiers waardoorde algemene kwaliteit van het werk verbetert. Wat dan weer een positief effect heeft op de reputatie van het kantoor: “Een klant die slecht over je spreekt, doet je veel meer kwaad dan een klant die goed over je spreekt”.

We hadden het niet beter kunnen zeggen, meneer Depasse 😉.