Factures d’Achat : mandat et conditions générales

Vous, l’entreprise (ci-après ‘Vous’),

  1. Autorisez CODABOX SA, BE0840.559.537 (ci-après ‘CODABOX’) à (i) demander en Votre nom et pour Votre compte, chez tous Vos fournisseurs et tiers actuels et futurs, (ci-après ‘Fournisseurs) le changement de mode de livraison de Vos factures d’achat, à savoir le passage de l’envoi papier vers l’envoi électronique de l’ensemble de Vos factures d’entrée  et (ii) recevoir l’approbation de Vos Fournisseurs sur ce changement et sur l’envoi de Vos factures d’achat à un opérateur de facturation électronique, choisi et agréé par CODABOX (ci-après ‘Opérateur); autorisez Vos Fournisseurs à télétransmettre Vos factures d’achat directement chez CODABOX, et ce via un Opérateur; Les factures d ‘entrée qui sont ainsi traitées par CODABOX conformément au présent mandat et aux présentes conditions générales sont nommés ci-après ‘Factures d’Achat Electroniques’ ;
  2. Autorisez CODABOX à communiquer à Votre fiduciaire, l’ensemble de Vos Factures d’Achat Electroniques, directement par CODABOX ou indirectement via un Opérateur;
    Vous acceptez que Votre fiduciaire reçoive automatiquement une copie simultanée de Vos Factures d’Achat Electroniques  (en ce compris les factures éventuellement contestées/à contester)  afin de faciliter le transfert  d’information entre Vous et Votre fiduciaire.
  3. Demeurez seul titulaire des droits et obligations liés à Vos Factures d’Achat Electroniques et à leur contenu; ni CODABOX, ni Votre fiduciaire, n’engagent une quelconqe responsabilité à cet égard ; Vous acceptez au travers des présentes de recevoir dorénavant, par voie électronique, Vos Factures d’Achat Electroniques et Vous Vous engagez à aviser sans délai Votre fiduciaire en cas d’inexactitude ou de problème lié à la forme ou au contenu de Votre Facture d’Achat Electronique, dont Vous feriez part à Votre Fournisseur.
  4. Autorisez CODABOX, afin d’optimalizer la conversion de vos factures d’achat en Factures d’Achat Electroniques, à accéder par l’intermédiaire de Votre Fiduciaire, au contenu des virements bancaires reçus ou émis en vue de détecter – sur base de l’IBAN du compte bancaire – les éventuels nouveaux fournisseurs auxquels CODABOX pourra demander en Votre nom et pour Votre compte la conversion de vos factures d’achat en Factures d’Achat Electroniques ;
  5. L’intervention de CODABOX entraîne parfois une modification des formats informatiques de Vos Factures d’Achat Electroniques; en aucune manière CODABOX ne peut techniquement modifier les données contenues dans Vos Factures d’Achat Electroniques; seul des informations pertinentes pour le traitement de Vos Factures d’Achat Electroniques (p.e. metadata) pourraient être rajoutées; CODABOX n’est pas un émetteur mais uniquement un transmetteur des factures électroniques ;
  6. Autorisez CODABOX, sur un territoire non limité, i) à traiter directement ou à faire sous-traiter toutes les demandes, envois, transferts, archivages, ainsi qu’à ii) effectuer toute forme de validation vis-à-vis de Vos Fournisseurs pour la conversion de vos factures d’achat en des Factures d’Achat Electroniques;

Les autorisations susvisées entreront en vigueur à la date de Votre confirmation du présent mandat et demeureront valables jusqu’à Votre révocation par écrit de celui-ci. Vous pourrez revoquer votre mandat par simple courrier électronique adressé à helpdesk@codabox.com moyennant un préavis de deux (2) mois.

Toute contestation d’une Facture d’Achat Electronique sera faite par Vous, sauf convention contraire, selon les modalités contractuelles et/ou légales Vous liant à Votre Fournisseur, sans que CODABOX  et/ou l’Opérateur et/ou Votre fiduciaire ne soient tenus d’une quelconque obligation ou responsabilité à cet égard.

Concernant l’envoi de Vos Factures d’Achat Electroniques, CODABOX a une obligation de moyen et elle ne garantit par conséquent aucun résultat. Vous acceptez que la responsabilité de CODABOX concernant l’envoi de Vos Factures d’Achat Electroniques  dans le cadre des présentes conditions particulières est limitée comme suit :

  • CODABOX est uniquement responsable en cas de fraude, de faute délibérée ou de négligence grave
  • La responsabilité de CODABOX n’entraînera en aucun cas une indemnisation des dommages indirects, de nature financière, commerciale ou autre, telles que la perte de temps, la perte ou le préjudice à la clientèle, dommage à la clientèle, la perte de données, la perte de revenus, la perte de bénéfice, l’augmentation des frais généraux, la perturbation de l’activité, les réclamations de tiers, la dégradation de la réputation ou la perte d’économies prévues.
  • Si CODABOX est déclarée responsable, sa responsabilité sera limitée dans tous les cas à la réparation du dommage direct prouvé. Cette responsabilité totale ne dépassera en aucun cas un montant de mille euros (1.000 euros) pendant la durée des présentes conditions particulières ;

Vous aurez la possibilité, si Votre fiduciaire ne dispose plus des droits d’utilisation sur les produits CODABOX de traiter directement avec cette dernière ; un tarif entreprise sera alors proposé ;

La personne physique qui accepte le présent mandat et les présentes conditions générales à Votre nom et pour Votre compte a été désignée par Votre fiduciaire comme Votre réprésentant autorisé; en acceptant le présent mandat et les présentes conditions générales, cette personne confirme qu’elle peut valablement Vous représenter;

CODABOX ne traitera aucune donnée à caractère personnel concernant Vous à moins que cela ne soit nécessaire pour pouvoir respecter des obligations contractuelles vis-à-vis de Vous et/ou Votre fiduciaire ou pour améliorer la sécurité et la fiabilité de ses services. CODABOX s’engage, dans tous les cas, à respecter scrupuleusement la législation en vigueur, y compris les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (EU) 2016/679). Plus d’info sur https://www.codabox.com/fr/gdpr/