GDPR – Protection des données privées

CodaBox et la protection de votre vie privée

La protection de vos données à caractère personnel est importante pour CODABOX SA, (3001 Heverlee, Romeinsestraat 10, numéro d’entreprise 0840.559.537). Nous traitons vos données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur, dont le Réglement général sur la protection des données (RGPD), et prenons les mesures de sécurité nécessaires pour garantir la confidentialité de vos données.

Vous trouverez sur cette page des informations à propos de la manière dont CodaBox traite vos données à caractère personnel, aussi bien dans sa prestation de services en général que sur ce site web. Si vous avez des questions à ce sujet, vous pouvez nous contacter via notre page de contact ou prendre contact directement avec notre responsable de la protection des données via privacy@CodaBox.com.

Traitement de données à caractère personnel dans le cadre des services de CodaBox

Comme indiqué en détail sur nos pages de services, CodaBox fournit certaines informations à ses clients et/ou à leurs personnes de confiance, y compris les extraits bancaires, les documents sociaux et les factures. Pour ce faire, CodaBox procède toujours sur base de conventions contractuelles, aussi bien avec les sources de ces informations (dont banques et secrétariats sociaux) qu’avec leurs destinataires (nos clients, mais aussi leurs personnes de confiance comme leurs comptables), ou avec d’éventuels prestataires de services intermédiaires (par exemple fournisseurs de logiciels intégrant les services de CodaBox).

Ces informations peuvent contenir certaines données à caractère personnel, tels que le nom, l’adresse et le numéro de compte bancaire d’un virement spécifique, ou la personne de contact pour une certaine facture. CodaBox traite ces données exclusivement sur la base du contrat conclu avec ses clients et dans le seul objectif d’envoyer ces informations de façon hautement sécurisée et confidentielle de la source au destinataire, comme convenu avec le client.

Lorsque CodaBox demande ces informations à une source, elle procède toujours sur la base d’un contrat écrit avec un prestataire de services d’un client (comme son comptable) ou avec le client lui-même. La réglementation relative à la protection de la vie privée distingue l’entité responsable du traitement des données à caractère personnel (le « responsable du traitement ») et celle qui traite ces données pour le compte du responsable du traitement (le « sous-traitant »). Dans le cadre du traitement des informations, CodaBox intervient strictement en tant que sous-traitant, agissant pour le compte du donneur d’ordre-responsable du traitement qui a donné instruction à CodaBox de procéder au traitement. Avant de transférer les données du client, CodaBox veille toujours à ce que le consentement du client ait effectivement été obtenu.

Après la conclusion du contrat avec le client ou son prestataire de services, CodaBox demande les informations choisies auprès de la source, comme une banque ou un secrétariat Social. CodaBox a également conclu un contrat avec ces sources qui assure que les informations ne lui sont communiquées qu’après qu’un client ou prestataire de services lui a confirmé son mandat. CodaBox conserve les informations reçues de manière sécurisée et communique les informations aux destinataires (comme les comptables) désignés par le client.

CodaBox et ses collaborateurs ne prennent pas connaissance de la teneur de ces données à caractère personnel et ne s’en servent jamais à leur propre usage. Au terme du contrat avec le prestataire de services du client ou avec le client même, CodaBox conserve ces données à caractère personnel pour la durée voulue afin de permettre d’une part au client de trouver un nouveau prestataire de services sans perte d’informations et d’autre part à CodaBox de gérer ses éventuelles responsabilités juridiques. Toutefois, si le client souhaite la suspension anticipative de la conservation des données à caractère personnel le concernant, il peut prendre contact avec CodaBox à l’adresse e-mail spécifiée plus haut afin de prendre connaissance des modalités à cet effet.

La réglementation relative à la vie privée impose aux entreprises qui traitent des données à caractère personnel de le faire sur une base « légale ». Les entreprises ne peuvent pas collecter ces données à leur guise, ni en faire ce qu’elles veulent. La base légale du traitement des données à caractère personnel pour Codabox réside exclusivement dans son contrat avec le client ou son prestataire de services, ou à la fin du contrat, l’intérêt légitime de CodaBox afin d’assurer la continuité de ses services et la gestion de ses responsabilités juridiques.

CodaBox, comme tout prestataire de services, doit en outre collecter certaines informations administratives à propos de ses clients, comme leurs coordonnées et leurs représentants. Ces informations servent uniquement à la gestion de la relation avec le client, y compris l’administration, la facturation, l’analyse statistique du bon fonctionnement et de l’utilisation de CodaBox, la détection, la prévention et la lutte contre les conduites illégales et la fraude, et l’information à propos des services de CodaBox. La base légale à cet effet est le contrat avec le client même.

Les données à caractère personnel, quoi qu’il en soit, ne seront pas mises à la disposition de tiers, à l’exception des tiers auxquels CodaBox fait appel en vue de gérer et soutenir ses services. Ces tiers sont juridiquement liés par des contrats appropriés, assurant le respect de cette politique de protection de la vie privée, et sont établis en Belgique, dans l’Espace économique européen (EEE) ou dans des destinations en dehors de l’EEE qui se sont engagées à prévoir une protection juridique adéquate pour le traitement de données à caractère personnel. Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à un pays tiers ou une organisation internationale, sauf :

  • sur instruction du client même à CodaBox, lorsque le client se trouve lui-même dans un pays tiers ou fait appel à un prestataire de services (comme un comptable) qui se trouve dans un pays tiers.
  • si le tiers auquel CodaBox fait appel est établi dans un pays tiers

Traitement de données à caractère personnel des visiteurs et utilisateurs de ce site web

CodaBox met à votre disposition ce site web comme source d’informations générales à propos de ses services. Vous pouvez l’utiliser ainsi que certains services qu’il propose sans nous fournir d’informations directes, mais dans certains cas nous vous demanderons des informations complémentaires.

À quelles fins les données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Nous collectons et traitons des données à caractère personnel via ce site web de manière directe (lorsque vous nous envoyez directement des données à caractère personnel) et indirecte (fournies automatiquement par votre navigateur, suite à votre visite sur le site web).

Vous nous fournissez des données à caractère personnel directement lorsque vous prenez contact avec nous via les pages de contact ou nos adresses e-mail. Dans ce cas, nous ne traitons que les données que vous nous fournissez (comme votre nom, vos coordonnées, votre fonction et votre entreprise), et uniquement aux fins que vous indiquez, par exemple pour répondre à des questions, fournir des offres ou vous inscrire à des bulletins d’information. En outre, nous pouvons traiter ces données aux fins suivantes :

  • Vous informer à propos des services et produits de CodaBox
  • Fournir les services ou les informations que vous nous demandez
  • Assurer le bon fonctionnement et la sécurité du site web, notamment par la détection, la prévention et la réaction envers les utilisations illégitimes ou abusives
  • Évaluer et améliorer le site web, notamment en l’adaptant à vos préférences
  • Générer des statistiques anonymes sur les utilisateurs

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