« CARO est le Batman de notre bureau » – Pourquoi Lieutenant-Guillaume ne peut plus s’en passer

Entretien avec un client

Tom : « Alexander, qui sont ces clients pour lesquels vous repoussez les limites ? »
Alexander : « Nous avons environ 300 sociétés, actives dans tous les domaines d’activités. Des consultants, des PME d’une vingtaine d’employés… nous souhaitons tous les satisfaire (et les préparer au futur) le mieux possible. Pour ça, c’est clair qu’avoir les bons outils est absolument nécessaire ».

Tom : « Je n’en doute pas. C’est justement cette motivation qui vous rend unique ? »
Alexander : « Entre autres. Mais aussi le fait que notre équipe soit assez grande pour offrir une expertise dans tous les domaines, et assez petite pour être proche de nos clients.

Il règne ici une culture dynamique, entrepreneuriale ; plusieurs personnes qui travaillent ici ont déjà été entrepreneurs par le passé. Nous savons donc parfaitement de quoi nous parlons, et le client le ressent ».

Tom : « Quels problèmes rencontriez-vous avant d’intégrer CARO ? »
Alexander : « Principalement le manque total de visibilité sur une partie des dépenses professionnelles de nos clients. Nous ne disposions donc jamais d’une comptabilité complète.

Pour beaucoup de dossiers, nous n’avions par exemple pas les relevés de carte de crédit ; soit parce que le dirigeant ne les recevait pas, soit parce qu’il ne nous les envoyait pas. Dans certaines banques, il est assez compliqué d’accéder rapidement à ces relevés ; il faut se connecter à un compte et il faut encore savoir où chercher… Parfois, vous ne les recevez que par courrier. Il y avait donc pas mal de problèmes liés à ça, à tel point que nous avions parfois plusieurs années sans relevés de cartes de crédit. »

Tom : « Ce problème est récurrent depuis des années et nous savons que son impact sur la comptabilité d’une entreprise n’est pas négligeable. Car lors d’un contrôle, ça pose problème, n’est-ce pas ? »
Alexander : « Exact, même s’il y a bien sûr bien d’autres obstacles que ces seuls relevés. Mais bon, s’ils ne sont pas disponibles, il y a toujours la domiciliation sur le compte bancaire que nous pouvons vérifier ; cela se fait beaucoup plus facilement de nos jours grâce à CODA de Codabox.

Mais sans relevé ou facture, nous ne savons pas de quelles dépenses il s’agit exactement. Que se passe-t-il alors dans de nombreux cas ? Hé bien, le dirigeant se retrouve endetté vis-à-vis de son entreprise. Ce qui, à terme, peut entraîner de sérieux problèmes. »

Tom : « CARO tombe à pic, j’ai l’impression. »
Alexander : « Sans aucun doute. Un premier grand avantage : la réception mensuelle et automatique des transactions par carte de crédit dans notre système comptable ; nos comptables disposent immédiatement d’informations exhaustives avec lesquelles ils peuvent travailler.

Ils n’ont plus besoin de faire d’inventaire ou de courir après les clients pour obtenir ces relevés ; la marge d’erreur diminue considérablement. Les clients, de leur côté, n’ont plus à se soucier de savoir s’ils nous ont déjà fourni tout le nécessaire ou non. C’est donc un avantage pour nous mais aussi pour nos clients. »

Tom : « Comment s’est déroulé la mise en œuvre de CARO, Alexander ? »
Alexander : « Il n’y a pas grand-chose à dire à ce sujet, si ce n’est que cela s’est fait très facilement. On travaille avec Horus et la plateforme traite les fichiers CARO en un clin d’œil. La combinaison Horus-CARO est clairement gagnante 😊».

Tom : « Je comprends bien, mais comment ça fonctionne concrètement ? »
Alexander : « Dès que le mandat est actif dans Codabox et que le client a signé, on crée un journal spécifique de carte de crédit dans Horus, on renseigne le numéro de carte dans le libellé du compte. 

Lorsqu’un extrait CARO est importé automatiquement dans Horus, il y a une option dans la gestion du journal pour se connecter à CARO. C’est une action manuelle unique pour chaque dossier. »

Tom : « Activez-vous CARO pour tout le monde ? Ou est-ce que vous regardez client par client si ce service est intéressant ou pas ? » 
Alexander : « Non. On ne se pose pas la question. Dès qu’un mandat est activable, on l’active. Malheureusement, CARO n’est pas encore disponible pour toutes les banques, donc tout le monde ne peut pas encore profiter des grands avantages de ce service. »

Tom : « En effet. Indépendamment de ça, pensez-vous que CARO reçoit autant d’éloges qu’il le mérite ? »
Alexander : « Peut-être qu’il est un peu sous-estimé par rapport à CODA. Alors oui, CODA est devenu un concept universel vu que chaque entreprise doit avoir un compte bancaire. C’est obligatoire. Les cartes de crédit, c’est une autre affaire ; tout le monde n’en a pas. 

Et puis, CODA c’est une tâche quotidienne, tandis que CARO ce n’est qu’une fois par mois. Mais je trouve tout de même le service un peu magique (rires). »

Tom : « Le prix de ce coup de main magique est-il justifié selon vous ? »
Alexander : « Franchement ? CARO n’est pas bon marché, mais il faut toujours voir ce que vous avez en retour. Quand je vois le temps que l’aspect automatique de l’outil nous fait gagner, et la tranquillité d’esprit qu’on apporte à nos clients tous les mois, le coût est parfaitement justifié selon moi.

Des dossiers complets, une meilleure gestion des risques et être en conformité : cela n’a pas de prix.

En termes de tranquillité d’esprit, d’efficacité, de régularité… vous ne pouvez pas vraiment mettre un prix dessus. CARO est simplement un investissement intelligent pour tout comptable qui met l’exactitude et la satisfaction des clients au premier plan.

De plus, vous pouvez arrêter le service à tout moment, donc vous seriez fou de ne pas l’essayer au moins une fois. »

Tom : « Alexander, si vous laissiez le poète qui sommeille en vous décrire CARO, que diriez-vous ? »
Alexander : « Que l’outil est magique ? Mmh… attendez, ce n’est pas assez poétique.

CARO, c’est pour moi comme un super-héros dont vous ne pensiez pas avoir besoin. Mais une fois que vous l’avez activé, vous ne pouvez plus vous en passer. Que vous dirigiez un grand ou un petit bureau, tout le monde en bénéficie. »