Zorgt de coronacrisis voor de doorbraak van digitale facturatie in België?

Tussen de start van ‘de metingen‘ in 1993 en 2017 bleef de populariteit van digitale facturatie in België stijgen. In 2017 daalden de cijfers voor het eerst, maar de toepassing van de Europese richtlijnen boog de negatieve trend al snel om. In 2018 bespaarde de Belgische bedrijfswereld zo 118 miljoen euro. Maar met een potentiële besparing van 3,37 miljard blijkt duidelijk dat er nog heel wat groeimarge is. Dankzij initiatieven als DigiCrowd neemt het volume digitale facturen sneltoe. Ook de coronacrisis zal de digitalisering van financiële processen verder versnellen. Minder papier, meer thuiswerk en een slimmere administratie zijn de voornaamste drijfveren.

Voor alle duidelijkheid, we hebben het over ‘echte’ e-facturen, in gestructureerd xml-formaat. Het gaat hier dus niet over facturen in pdf-formaat of over papieren facturen. Die laten zich niet automatisch verwerken, waardoor hun behandeling vaak bijzonder tijdrovend is. Dankzij de inspanningen van de overheid en DigiCrowd ontgroeit e-invoicing evenwel haar kinderschoenen. Stilletjes aan weliswaar, want België bevindt zich nog altijd in de middenmoot van het Europese e-facturatieklassement.

E-facturen voor de overheid

Het Mercurius-platform, de elektronische postkamer voor openbare instellingen, heeft sinds zijn lancering al meer dan een miljoen elektronische facturen ontvangen. Het platform zorgt voor een uniforme manier om e-facturen van bedrijven naar overheidsadministraties te verzenden. Ondertussen ontvangt de Vlaamse overheid meer dan 60% van haar facturen via een gestructureerde boodschap in plaats van via een pdf-bijlage per e-mail of via de klassieke post. Drie jaar geleden was dat nog maar 7%.

Percentage van het aantal ontvangen xml-facturen door Vlaamse overheid

Leveranciers die hun facturen digitaal bij de overheid afleveren besparen niet alleen tijd en kosten. Ze worden ook sneller betaald. In 2019 betaalde de Vlaamse overheid 86% van haar facturen op tijd. Dat is negen dagen sneller dan in 2018.

Ook een initiatief als DigiCrowd, het initatief van Sage, Wolters Kluwer, WinBooks en CodaBox, heeft impact. Sinds begin 2019 zijn er voor meer dan 270 leveranciers 100.000 facturen afgeleverd bij ruim 6000 bedrijven.

Corona stimuleert het digitale denken

Het Covid-19-virus zorgt ervoor dat een verdere digitalisering zich sneller doorzet dan gepland. De onduidelijkheid rond de overdracht van virussen via de vele papieren die traditioneel deel uitmaken van een bedrijfsadministratie, betekent dat de verwerking ervan nog een pak trager verloopt dan voorheen.

Bedrijven willen vandaag zoveel mogelijk direct contact vermijden en maken volop plannen om ook na de huidige noodsituatie telewerken te versoepelen en zelfs te stimuleren. Digitaal is ideaal. Daarenboven hebben veel kmo’s momenteel wel andere kopzorgen. In bepaalde sectoren zijn de deuren lange tijd gesloten gebleven. In sommige branches is er zelfs nog geen zicht op hoe het nu verder moet. Bedrijfsleiders en hun accountants breken zich momenteel het hoofd over nieuwe inkomsten, prognoses en risicoanalyses.

Als we alle voordelen van e-invoicing op een rijtje zetten, is kiezen voor de digitale manier van werken geen gok, maar een logische evolutie. Zelfs los van het hele coronaverhaal heeft u als accountant en ondernemer dan een streepje voor. Snellere processen, realtime inzicht in cijfers en foutloos werken zijn maar een paar voorbeelden van hoe e-invoicing bijdraagt tot meer efficiëntie. Waarschijnlijk nog belangrijker zijn de mogelijkheden om sneller en beter te anticiperen op risico’s.

Sinds de quarantainemaatregelen zien we ook bij CodaBox aanzienlijk meer ondernemers en boekhouders die voor ‘echte’ digitale facturatie kiezen. Hopelijk valt die trend niet stil, want e-invoicing biedt veel voordelen. Digitale facturatie zorgt niet alleen voor virusveiligheid, meer efficiëntie en foutloos werken, maar sluit ook fraude uit. Tegelijk besparen zowel de verzender als de ontvanger gemiddeld zes euro per factuur.

Als je dan ook nog een samenwerkingssoftware gebruikt, die de communicatie tussen bedrijven en boekhouders vergemakkelijkt, dan heb je meteen een dashboard waar je dagelijks zicht hebt op de bedrijfscijfers. Het lijkt een eenvoudige keuze, en dat is het ook. Alleen horen we vaak dat ondernemers niet weten hoe aan het digitale verhaal te beginnen.

Wat is e-invoicing en hoe begin je eraan?

Je moet je facturen boeken. Dat spreekt voor zich. Tik je ze zelf in of stuur je ze naar je boekhouder? In beide gevallen heb je heel wat manueel werk voor de boeg. Vaak stapelt de papierwinkel zich op, waarna de ondernemer ieder kwartaal alles in ijltempo bij elkaar moet zoeken.

Met e-invoicing gebeurt alles volautomatisch. Je hoeft er geen nieuwe software voor onder de knie te krijgen. Een service provider, zoals CodaBox, haalt de facturen op bij je leveranciers en stuurt ze door naar je boekhouder. Dat gebeurt rechtstreeks in de juiste software. Zelf ontvang je een kopie.

Het proces verloopt doorgaans via het Europese netwerk Peppol. Dat is de digitale snelweg die bedrijven en overheden toelaat om facturen digitaal te verzenden: veilig, snel en makkelijk.

Hopelijk is de coronacrisis snel verleden tijd. De wereld is vooralsnog niet voorgoed veranderd. Maar misschien worden we binnenkort opnieuw met een vergelijkbare situatie geconfronteerd.

In ieder geval zullen we veel hebben geleerd. Bedrijven en mensen kijken vandaag heel anders naar alles wat digitaal is. Velen hebben nu pas de beschikbare online mogelijkheden leren kennen. Zelf spreek ik via video nu dagelijks met mijn team en zie ik mijn collega’s hun afspraken online afwerken. Ze doen dat even productief als vroeger, maar zonder filestress. En gelukkig maar. Je mag er niet aan denken dat de crisis zich had voorgedaan in pakweg 1980, in pre-internettijden…

Marie Costers
CodaBox (Isabel Group)
Managing Director