Aankoopfacturen: mandaat en algemene voorwaarden

U, de onderneming, (Hierna ‘U’)

  1. geeft CODABOX NV, BE0840.559.537 (hierna ‘CODABOX’), de toelating om (i) in Uw naam en voor Uw rekening, bij al Uw leveranciers en huidige en toekomstige derden (hierna ‘Leveranciers’), de wijziging te vragen van de leveringswijze van Uw aankoopfacturen, met name de overgang van het versturen van een papieren versie naar het versturen van een elektronische versie van Uw aankoopfacturen (ii) en de goedkeuring te ontvangen van Uw Leveranciers voor deze wijziging en voor het versturen van Uw aankoopfacturen naar een elektronische facturatie-provider, gekozen en erkend door CODABOX (hierna ‘Provider’); U geeft Uw Leveranciers de toelating om Uw aankoopfacturen rechtstreeks over te maken aan CODABOX, en dit via een Provider; De aankoopfacturen die alzo worden verwerkt door CODABOX in overeensteming met dit mandaat en deze algemene voorwaarden worden hierna ‘Elektronische Aankoopfacturen’ genoemd;
  2. geeft CODABOX de toelating om, rechtstreeks of onrechtstreeks via een Provider, Uw Elektronische Aankoopfacturen over te maken aan Uw accountant,;

U aanvaardt dat Uw accountant gelijktijdig en automatisch een kopie ontvangt van Uw  Elektronische Aankoopfacturen (met inbegrip van eventuele betwiste/te betwisten facturen) om de overdracht van informatie tussen U en Uw accountant te vergemakkelijken.

  1. blijft de enige titularis van de rechten en plichten in verband met Uw Elektronische Aankoopfacturen en de inhoud ervan; noch CODABOX noch Uw accountant aanvaarden enige aansprakelijkheid terzake; U aanvaardt hierbij om vanaf heden Uw Elektronische Aankoopfacturen elektronisch te ontvangen en U verbindt zich ertoe onverwijld Uw accountant te verwittigen in het geval van onjuistheid of een probleem met betrekking tot de inhoud van een Elektronische Aankoopfactuur, die u heeft gemeld aan Uw Leverancier.
  2. geeft CODABOX, teneinde de conversie van uw aankoopfacturen naar Elektronische Aankoopfacturen te optimaliseren, via Uw accountant toegang tot de inhoud van uw ontvangen of uitgaande bankoverschrijvingen met de bedoeling om – op basis van het IBAN-rekeningnummer – eventuele nieuwe leveranciers en derden te ontdekken voor wie CODABOX in Uw naam en voor Uw rekening, de conversie kan vragen van Uw aankoopfacturen naar Electronische Aankoopfacturen ;
  3. De tussenkomst van CODABOX impliceert soms een wijziging van het elektronische formaat van Uw Elektronische Aankoopfacturen; CODABOX kan technisch gezien echter op geen enkele manier de inhoudsgegevens van Uw Elektronische Aankoopfacturen wijzigen; CODABOX kan slechts relevante informatie voor de verwerking van Uw Elektronische Aankoopfacturen (bv. metadata) toevoegen; CODABOX is geen uitgever maar enkel een verzender van elektronische facturen;
  4. geeft CODABOX de toestemming om, zonder enige territoriale beperking, i) alle aanvragen, verzendingen, overdrachten, archiveringen zef uit voeren of om deze uit te besteden en ook om ii) elke vorm voor validatie te verrichten naar Uw Leveranciers voor de conversie van uw aankoopfacturen naar Elektronische Aankoopfacturen.

Bovenvermelde toestemmingen zullen in werking treden op de datum van Uw bevestiging van onderhavig mandaat en zullen geldig blijven tot op het moment dat U deze schriftelijk herroept. U kan onderhavig mandaat herroepen via een e-mail gericht aan support@codabox.com met een voorafgaande opzeg van twee (2) maanden.

Tenzij anders is overeengekomen, staat U zelf in voor eventuele betwistingen van Uw Elektronische Aankoopfacturen conform de contractuele en/of juridische voorwaarden die gelden tussen U en Uw Leverancier. CODABOX en/of de Provider en/of Uw accountant hebben geen enkele verplichting of verantwoordelijkheid in dat opzicht.

Inzake het versturen van Uw Elektronische Aankoopfacturen heeft CODABOX een middelenverbintenis en garandeert zij bijgevolg geen enkel resultaat. U aanvaardt dat de aansprakelijkheid van CODABOX inzake het versturen van Uw Elektronische Aankoopfacturen uit hoofde van deze bijzondere voorwaarden beperkt is als volgt :

  • CODABOX is enkel aansprakelijk voor fraude, opzettelijke fout en/of grove nalatigheid;
  • De aansprakelijkheid van CODABOX zal onder geen beding aanleiding geven tot een vergoeding van onrechtstreekse of indirecte schade van financiële, commerciële of enige andere aard, zoals tijdverlies, verlies van of schade aan cliënteel, verlies van gegevens, verlies van inkomsten, winstderving, toename van algemene bedrijfsonkosten, verstoring van zakelijke activiteiten, vorderingen van derden, reputatie of verwachte besparingen.
  • Indien CODABOX aansprakelijk wordt gehouden en bevonden, blijft deze aansprakelijkheid in alle gevallen beperkt tot het herstellen van de bewezen directe schade, en dergelijke aansprakelijkheid zal in geen geval hoger zijn dan een bedrag van duizend (1000) EURO gedurende de volledige looptijd van deze bijzondere voorwaarden.

Wanneer Uw accountant niet langer beschikt over een gebruiksrecht ten aanzien van de producten van CODABOX, zal U de mogelijkheid hebben om rechtstreeks met CODABOX te onderhandelen; er zal dan een ondernemingstarief voorgesteld worden;

De fysieke persoon die dit mandaat en deze algemene voorwaarden in Uw naam en voor Uw rekening aanvaardt is door Uw accountant aangeduid als Uw rechtmatige vertegenwoordiger. Door dit mbndaat en deze algemene voorwaarden te aanvaarden, bevestigt deze persoon dat hij U rechtsgeldig kan vertegenwoordigen;

CODABOX zal geen persoonsgegevens betreffende U verwerken, tenzij dat noodzakelijk is om contractuele verplichtingen jegens U en/of uw accountant te kunnen naleven of om de veiligheid en betrouwbaarheid van haar dienstverlening te verbeteren. CODABOX verbindt zich er in elk geval toe om de toepasselijke wetgeving, waaronder de de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679, nauwgezet na te leven. Meer info terzake op www.codabox.com/gdpr