VERKOOPFACTUREN – COPY NAAR BOEKHOUDER

Versie 3.0

04 November 2019

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op Uw gebruik van de CodaBox dienst ‘Verkoopfacturen – copy naar boekhouder’ (hierna: de “Dienst”). Bij de eerste login met Uw token en door het gebruik van onze Dienst stemt U als eindgebruiker onvoorwaardelijk in met deze Algemene Voorwaarden, lees ze dus aandachtig a.u.b.

1. De dienst

  1. De Dienst wordt verstrekt door CodaBox NV, Diestsepoort 1, 3000 Leuven, btw BE0840559537 – RPR Leuven (hierna: “CodaBox“). Teneinde U deze Dienst te kunnen aanbieden, werkt CodaBox samen met de softwareleverancier (hierna: het “Softwarehuis“) die verantwoordelijk is voor het verstrekken van Uw facturatieprogramma (hierna: de “Software”).
  2. De Dienst wordt geleverd bovenop de bestaande CODA[1] -diensten van CodaBox en biedt de fiduciaire klanten van CodaBox (d.w.z. Uw boekhouder, hierna: de “Boekhouder“) de kans om U, als professionele eindgebruiker, toegevoegde waarde te bieden. De Dienst creëert toegevoegde waarde door te zorgen voor de geautomatiseerde overdracht van Uw verkoopfacturen (inclusief kredietnota’s) via Uw Software naar Uw Boekhouder en ook door de verrichtingsgegevens van Uw bankrekening op een digitale, geïntegreerde wijze te verstrekken op basis van de CODA-berichten die Uw Boekhouder reeds voor U ontvangt via CodaBox. CodaBox zorgt daarmee voor een nauwkeurigere en snellere matching tussen de inkomende verrichtingen op Uw bankrekeningen en de verkoopfacturen die U naar Uw klanten stuurt. Dit maakt een snellere opvolging van openstaande facturen mogelijk waardoor de tijd tussen facturatie en betaling wordt ingekort, wat op zijn beurt de financiële gezondheid en de stabiliteit van Uw bedrijf aanzienlijk verhoogt.
  3. Van zodra U de levering van de Dienst via Uw Softwarehuis aanvraagt, zal CodaBox U een e-mail met een token bezorgen. Deze e-mail zal worden gestuurd naar het e-mailadres dat door Uw Boekhouder aan CodaBox werd bezorgd. Bij Uw eerste login met de token via Uw Software, zal de verbinding met de Dienst tot stand worden gebracht. Zowel U als Uw Boekhouder ontvangen een bevestiging wanneer de verbinding tot stand is gebracht en de Dienst actief is.
  • Door de eerste maal in te loggen met Uw token, stemt U onvoorwaardelijk en ondubbelzinnig in met deze Algemene Voorwaarden (hierna de “Overeenkomst”) en geeft U CodaBox toestemming Uw elektronische verkoopfacturen naar Uw Boekhouder door te sturen en om CODA-informatie in verband met Uw bankrekeningen over te maken naar Uw Software onder de voorwaarden uiteengezet in deze Algemene Voorwaarden.

2. Tarifering

  1. CodaBox biedt U de Dienst gratis aan. U kan echter kosten oplopen die worden aangerekend door derden voor diensten die nodig zijn om van de Dienst gebruik te kunnen maken (bijvoorbeeld kosten in verband met telecommunicatiediensten, het gebruik van Uw Software, enz.).

3. Gebruik van de dienst

  1. De Dienst is alleen bedoeld voor professioneel gebruik. U garandeert dan ook dat U de Dienst enkel zal gebruiken voor het beoogde doel in overeenstemming met deze Algemene Voorwaarden, op een voorzichtige en professionele wijze en in overeenstemming met de ‘best practices’ in de sector met betrekking tot het gebruik van dit soort diensten.
  2. Uw gebruiksrechten met betrekking tot de Dienst worden uitsluitend bepaald door deze Algemene Voorwaarden en door eventueel toepasselijke bepalingen van dwingend recht. Uw Softwarehuis kan U in geen geval bijkomende gebruiksrechten met betrekking tot de Dienst verlenen, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk schriftelijk is toegestaan door CodaBox.
  3. CodaBox behoudt zich het recht voor om te allen tijde en naar eigen goeddunken deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. U wordt in kennis gesteld van eventuele wijzigingen aan deze Algemene Voorwaarden via het e-mailadres dat CodaBox heeft gebruikt om U de activeringse-mail te sturen in overeenstemming met artikel 1.3. Indien U het niet eens bent met deze Algemene Voorwaarden, heeft U het recht om deze Overeenkomst te beëindigen in overeenstemming met Artikel 5.2. De Algemene Voorwaarden zijn beschikbaar via de website van CodaBox en U bent verantwoordelijk voor het downloaden van een kopie voor eigen gebruik.
  4. Als eindgebruiker bent U verplicht om de ontvangen token voor het aanmelden bij de Dienst enkel aan te wenden voor persoonlijk gebruik en deze te af te schermen tegen ieder gebruik door onbevoegde derden. Bovendien moet U alle redelijke voorzorgsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat onbevoegde derden geen toegang kunnen verkrijgen tot de Dienst via Uw systemen, software en toegangsrechten. Als U ongeoorloofde activiteit opmerkt met betrekking tot Uw toegang tot of gebruik van de Dienst, moet U CodaBox daarvan onmiddellijk via e-mail (support@codabox.com) op de hoogte stellen.
  5. U zal zich onthouden van eender welk gebruik van de Dienst, of van het ondernemen van handelingen met betrekking tot de Dienst, andere diensten van Codabox, haar systemen of software dat kan worden opgevat als:
    1. een inbreuk op deze Algemene Voorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij, Uw Boekhouder, een andere eindgebruiker, het Softwarehuis of CodaBox;
    2. een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van de diensten, software of systemen van CodaBox;een gevaar voor de diensten, software of systemen van CodaBox ten gevolge van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware of andere vormen van schadelijke code; of
    3. op enige wijze haatdragend, obsceen, discriminerend, racistisch, lasterlijk, wrokkig, kwetsend of op enige andere wijze onbehoorlijk of onwettig.
    4. Als U niet aan deze verplichting voldoet, heeft CodaBox het recht Uw toegangs- en gebruiksrecht van de Dienst onmiddellijk op te schorten.
  1. U bent exclusief verantwoordelijk voor de legitimiteit, nauwkeurigheid en waarachtigheid van Uw verkoopsfacturen die worden verzonden via de Dienst. CodaBox is niet verantwoordelijk voor noch verbindt zich tot het verrichten van eender welke vorm van verificatie of wijziging van Uw verkoopsfacturen doorgestuurd via de Dienst teneinde te garanderen dat die kenmerken aanwezig zijn. De Dienst omvat geen archiveringsoptie voor U, dus U kan Uw verkoopsfacturen die U in het verleden aan Uw Boekhouder heeft overgemaakt via de Dienst, niet terug opvragen via de Dienst. Uw archivering van Uw verkoopsfacturen blijft dus Uw verantwoordelijkheid. Evenmin verleent CodaBox enige garantie of aanvaardt zij enige aansprakelijkheid met betrekking tot de nauwkeurigheid of juistheid van de meldingen met betrekking tot positieve of negatieve transacties op Uw bankrekening(en) afgeleid uit de CODA-berichten ontvangen door Uw Boekhouder.
  2. CodaBox levert de Dienst slechts “as is” en op basis van een inspanningsverbintenis. CodaBox kan bovendien naar eigen goeddunken beslissen om de Dienst offline te halen voor het uitvoeren van onderhoud, updates, upgrades, de implementatie van nieuwe veiligheidsmaatregelen, of omdat de Dienst wordt opgeschort of geannuleerd. Indien de onbeschikbaarheid van de Dienst gepland is, zal U naar behoren vooraf worden geïnformeerd.
  3. CodaBox vertrouwt op derden, zoals aanbieders van telecommunicatiediensten, die buiten haar controle vallen om U deze Dienst aan te bieden. CodaBox neemt geen enkele verantwoordelijkheid en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele niet-beschikbaarheid van de Dienst, noch voor datalekken, gegevensverlies, verlies van integriteit of beschadiging van gegevens of systemen ten gevolge van tekortkomingen in de dienstverlening van een dergelijke derde partij.

4. Beperking van Aansprakelijkheid

  1. U moet CodaBox zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van eventuele schade aan Uw gegevens, software of systemen die zich voordeed in het kader van het leveren van de Dienst en dat uiterlijk binnen vijftien (15) dagen na het ontstaan ervan teneinde Uw rechten te vrijwaren.
  2. CodaBox kan slechts aansprakelijk worden gesteld voor fraude, grove schuld of grove nalatigheid bij de uitvoering van haar verplichtingen uit hoofde van deze Algemene Voorwaarden en alleen voor bewezen directe schade als gevolg daarvan, waarvan het schadebedrag nooit hoger kan zijn dan 1 000 euro in totaal.
  3. CodaBox kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor enige indirecte schade zoals het verlies van tijd of klanten, gemiste commerciële of zakelijke kansen, gemiste besparingen, derving van inkomsten of winst, verlies of beschadiging van gegevens, onderbrekingen in de bedrijfsactiviteit of reputatieschade.
  4. CodaBox is niet verantwoordelijk en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele tekortkomingen bij de levering van de Dienst of schade aan gegevens, software of systemen van Uzelf, Uw Boekhouder, het Softwarehuis of enige derde partij wanneer die tekortkoming of schade het gevolg is van tekortkomingen in de diensten, software of systemen van derden, een fout of verkeerde informatie vanwege Uzelf, Uw Boekhouder of het Softwarehuis, of een geval van overmacht. Onder geval van overmacht wordt minstens verstaan: oorlog, terrorisme, natuurrampen, brand, overstromingen, stormen en andere extreme weersomstandigheden, bezetting, stakingen, overheidsmaatregelen, faillissementen of overmacht van onderaannemers, elektrische pannes en technische storingen.

5. Duur en beëindiging

  1. Deze Overeenkomst tussen U en CodaBox is van onbepaalde duur en vangt aan op de dag dat U zich voor het eerst aanmeldt met Uw token.
  2. U en CodaBox kunnen allebei deze Overeenkomst op elk moment beëindigen zonder dat een vergoeding verschuldigd is en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst, met één (1) maand voorafgaande opzeg. De opzegtermijn gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de datum waarop de kennisgeving gebeurt.
  3. Als Uw Boekhouder zijn abonnement met CodaBox op de CODA-diensten die op U betrekking hebben, beëindigt, eindigt deze Overeenkomst automatisch op dezelfde dag als die waarop het abonnement eindigt. CodaBox zal U onmiddellijk op de hoogte brengen wanneer CodaBox de kennisgeving van de Boekhouder voor een dergelijke beëindiging heeft ontvangen.
  4. CodaBox kan deze Overeenkomst zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang en zonder vergoeding beëindigen wanneer a) de overeenkomst tussen Uw Softwarehuis en CodaBox is beëindigd, of b) U insolvabel wordt, Uw activiteiten heeft stopgezet, Uw onderneming wordt vereffend of failliet verklaar, of c) Uw gebruik van de Dienst een dergelijke schending van deze Algemene Voorwaarden of het toepasselijke gemene recht vormt dat iedere verdere samenwerking met CodaBox onmogelijk wordt.
  5. Bij beëindiging van deze Overeenkomst stopt CodaBox met de overdracht van alle gegevens waarvan U de rechtmatige eigenaar bent. Voor zover mogelijk, rekening houdend met de eentuele dwingende wettelijke verplichtingen terzake, zal CodaBox trachten al die gegevens te verwijderen van haar servers.

6. Gegevensbescherming

  1. Uw verkoopsfacturen die worden verstuurd naar Uw Boekhouder via de Dienst, worden door CodaBox opgeslagen als back-up voor Uw Boekhouder. Het is mogelijk dat wanneer U gebruik maakt van de Dienst, CodaBox daardoor persoonsgegevens verwerkt die opgenomen zijn in de verkoopsfacturen die via de Dienst worden verstuurd. In deze gevallen zal CodaBox de persoonsgegevens enkel verwerken voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de goede werking van de Dienst zoals voorzien in deze algemene voorwaarden. CodaBox zal daarbij optreden als verwerker namens U (die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt). CodaBox zal gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen om de veiligheid van de verwerkingen te verzekeren, met dien verstande dat CodaBox enkel verantwoordelijk is voor de beveiliging van die persoonsgegevens tijdens de overdracht via de CodaBox-systemen, maar ofwel Uzelf ofwel Uw Boekhouder is verantwoordelijk wanneer de gegevens worden afgeleverd aan respectievelijk Uzelf of Uw Boekhouder. CodaBox zal U hierover op eenvoudige vraag meer gedetailleerde informatie verstrekken. CodaBox waarborgt dat de personen die betrokken zijn bij de verwerking zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen. U verleent CodaBox de toestemming om een beroep te doen op andere verwerkers, in zoverre deze verwerkers gebonden worden door gelijkwaardige verplichtingen als CodaBox zelf. CodaBox zal U waar nodig te goeder trouw ondersteunen bij de invulling van Uw wettelijke verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679. Bij beëindiging van deze Overeenkomst zal CodaBox de persoonsgegevens nog bewaren gedurende een termijn die vereist is om de continuïteit van de Dienst te verzekeren en/of de beschikbaarheid van de gegevens in geval van een geschil te verzekeren zodat CodaBox in staat is om haar eventuele juridische aansprakelijkheden te beheren. Na verloop van deze termijn zullen de gegevens worden gewist, tenzij CodaBox binnen deze termijn een andere wettelijke grondslag krijgt voor de verdere bewaring van de gegevens.
  2. CodaBox zal voor het overige geen persoonsgegevens betreffende U verwerken, tenzij dat noodzakelijk is om contractuele verplichtingen jegens U en/of Uw Boekhouder te kunnen naleven. CodaBox verbindt zich er in elk geval toe om de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679, nauwgezet na te leven. Meer info op https://www.codabox.com/nl/gdpr/.

7. Vertrouwelijkheid

  1. Codabox zal alle gegevens overgedragen tussen U en Uw Boekhouder vertrouwelijk houden, uiteraard met uitzondering van alle gegevensmeldingen die nodig zijn voor het leveren van de Dienst.
  2. CodaBox zal ook het recht hebben om die gegevens aan een derde partij te communiceren ingeval van een fusie, overname, verkoop of inbreng van een filiaal of deelname in een joint venture met of door die derde partij.

8. Intellectuele eigendom

  1. CodaBox blijft te allen tijde de houder van alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Dienst, met uitzondering van alle documenten, informatie en andere elementen die van U of Uw Boekhouder worden ontvangen. Bij gebruik van de intellectuele eigendom van CodaBox voor toegang tot en gebruik van de Dienst, krijgt U van CodaBox alleen een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht voor onbepaalde tijd.
  2. Gelet op de bepalingen in de vorige paragraaf, mag U inhoud waarop intellectUele eigendomsrechten van toepassing zijn niet kopiëren, analyseren of decompileren, noch overgaan tot de openbaarmaking, distributie, of overdracht aan derden van deze inhoud, noch deze wijzigen, tenzij uitdrukkelijk toegestaan​ door CodaBox.
  3. Ieder gebruik dat U maakt van materiaal beschermd door intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van derden, gebeurt onder Uw volledige en exclusieve verantwoordelijkheid en U vrijwaart en stelt CodaBox schadeloos tegen eventuele juridische stappen van derden met betrekking tot de schending van hun rechten. U erkent en aanvaardt dat CodaBox geen controle- of adviesbevoegdheid heeft met betrekking tot rechten van derden.
  4. Door het uploaden van inhoud waarop intellectuele eigendomsrechten van Uzelf van toepassing zijn, verleent U CodaBox een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, wereldwijd en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht voor onbepaalde tijd met betrekking tot die inhoud voor zover CodaBox die inhoud gebruikt in het kader van het leveren van de Dienst.

9. Varia

  1. Het toegangs- en gebruiksrecht van de Dienst beschreven in deze Algemene Voorwaarden worden U persoonlijk toegekend en U mag deze niet overdragen aan derden zonder de voorafgaandelijke uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van CodaBox.
  2. CodaBox behoudt zich het recht voor naar eigen goeddunken een beroep te doen op onderaannemers voor de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van deze Algemene Voorwaarden. CodaBox behoudt zich tevens het recht voor naar eigen goeddunken sommige van haar rechten of verplichtingen of zelfs het geheel van haar rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze Algemene Voorwaarden, over te dragen aan een derde.
  3. Deze Algemene Voorwaarden worden beheerst door het Belgische recht. U stemt ermee in een inspanning te leveren om mogelijke geschillen met betrekking tot deze Overeenkomst door middel van onderhandelingen op te lossen. Indien onderhandelingen mislukken, zijn de rechtbanken van Brussel exclusief bevoegd.

___________________________

[1] CODA-berichten (gecodeerd dagafschrift) zijn gestandaardiseerde elektronische bankafschriften die door de bank van de klant worden aangemaakt en gedetailleerde informatie geven over de activiteiten op de rekeningen van de klant.