Hoe A.Fiducia meer tijd vrij maakt om dichter bij haar klanten te staan

“CodaBox laat ons toe om extra in te zetten op de relatie met onze klanten”

A.Fiducia wil niet het zoveelste boekhoudkantoor zijn dat louter administratieve ondersteuning biedt. “Door pertinent en onderbouwd advies te verstrekken, helpen we onze klanten de juiste beslissingen voor hun bedrijf te maken”, vertelt zaakvoerder Hassan Ayed. “Dankzij CodaBox kunnen we daar tijd voor vrijmaken en onze klanten ook echt centraal stellen in onze dienstverlening.”

Gestart op zijn eentje als zelfstandig accountant-fiscalist in 2009, wist Hassan Ayed sindsdien een multidisciplinair team van vijftien gespecialiseerde medewerkers rond zich te verzamelen.

Het kantoor van A.Fiducia is gevestigd in Anderlecht, tegenover het Erasmusziekenhuis. “Naast andere vrije beroepen zoals architecten, designers en consultants, tellen we niet toevallig ook een honderdtal artsen onder onze klanten”, glimlacht Hassan Ayed.

Gebruiksvriendelijke tools/oplossingen die zowel het kantoor als de klanten tijd doen winnen

Wat al die klanten gemeen hebben, is dat ze doorgaans weinig tijd kunnen uittrekken voor hun financiële administratie en de opvolging ervan met hun accountant. Daarom ging A.Fiducia op zoek naar handige en gebruiksvriendelijke digitale tools om de communicatie en samenwerking met zijn klanten te stroomlijnen en optimaliseren. Met succes, aangezien vandaag bijna 85 procent van die klanten voor een volledige digitale samenwerking heeft gekozen.

“Daarbij is iedere klant, ook die overige 15 procent, verplicht om CODA van CodaBox te activeren”, benadrukt Hassan Ayed. “Daar discussiëren we zelfs niet meer over.” Over de reden voor het dwingende gebruik van die CodaBox-dienst kan hij kort zijn: “Niet alleen is het gebruiksgemak ervan bijzonder groot, maar de geboekte tijdwinst is ook enorm, zowel voor ons als voor de klanten.”

Die vrijgekomen tijd benut A.Fiducia dan weer om klanten persoonlijk te begeleiden en van heel nabij op te volgen. Zo kunnen Hassan Ayed en zijn collega’s onmiddellijk inspelen op eventuele problemen en opportuniteiten. “Dat stellen onze klanten geweldig op prijs, omdat zij zelf in de meeste gevallen geen tijd hebben om al die zaken op te volgen.”

CODA van CodaBox: onmisbaar voor zowel grote als kleine kantoren

Met CODA van CodaBox kan je bankrekeninguittreksels elektronisch en automatisch laten aanleveren in je boekhoudsoftware. Die efficiëntere manier van werken zorgt voor een flinke tijdbesparing, zowel bij het verzamelen van de gegevens bij klanten als tijdens de verwerking van de bankverrichtingen in hun dossier.

“Die dubbele tijdwinst maakt CODA ronduit onmisbaar”, meent Hassan Ayed.

“Ook voor kleinere kantoren. Zelfs een accountant die maar enkele dossiers als zelfstandige in bijberoep beheert, zal moeten erkennen dat CODA een no-brainer is.”

Alles kan sneller: digitale facturatie cruciaal om nog meer tijd te winnen

Naast CodaBox maakt A.Fiducia onder meer ook gebruik van ClearFacts, een ander digitaal platform van de Isabel Group.

In combinatie met de CodaBox-dienst VOILA stelt dat samenwerkingsportaal de medewerkers van A.Fiducia in staat om ook de facturen van hun klanten digitaal te verwerken.

“Dat we die facturen nu rechtstreeks in onze boekhoudsoftware aangeleverd krijgen, zorgt opnieuw voor tijdwinst, ook al zijn de volumes voorlopig nog bescheiden”, aldus Hassan Ayed.

De zaakvoerder van A.Fiducia hoopt dat die volumes langzaam maar zeker zullen toenemen, zodat hij en zijn klanten extra tijd kunnen winnen. “Het zou natuurlijk nog mooier zijn, mocht de overheid beslissen om digitale facturatie tussen bedrijven te verplichten”, merkt hij op.

“Op die manier zou het volume aan digitale facturen veel sneller toenemen en sparen wij en onze klanten nog wat extra tijd uit.”

“Niemand betaalt nog voor data-input, als accountant moet je je fiscale en financiële expertise rentabiliseren”

Voor Hassan Ayed is digitalisering al lang geen kwestie meer van je business voor te bereiden op de toekomst. “Dat was vijf jaar geleden misschien nog het geval. Maar vandaag wil niemand meer betalen om louter gegevens in te geven en te verwerken. Het is dus zaak om jezelf als accountant tot op zekere hoogte opnieuw uit te vinden en in de markt te herpositioneren. Wij doen dat door onze kennis te valoriseren.”

Advies heeft een hogere gepercipieerde waarde en genereert dus ook meer inkomsten voor het kantoor. “De kwaliteit van advies is de sleutel van ons succes geworden”, vat Hassan Ayed samen.

“Software als CodaBox laat ons toe om repetitieve boekhoudtaken te automatiseren, zodat we zo snel mogelijk over de juiste cijfers beschikken om onze klanten de juiste keuzes te helpen maken. Het ultieme doel is nu om het juiste advies te geven.”

Zeg niet zomaar “boekhouder” tegen de multidisciplinaire talenten van A.Fiducia

Om op die evolutie te kunnen inspelen, zag Hassan Ayed zich ook genoodzaakt om meer extraverte profielen met financiële en fiscale expertise aan te trekken. “Vandaag vraag ik sollicitanten niet langer hoeveel facturen ze per uur kunnen verwerken, maar hoe ze een dossier analyseren en op basis daarvan de klant adviseren.”

De vroegere eenmanszaak is inmiddels uitgegroeid tot een middelgroot kantoor, puur op basis van zijn reputatie en via mond-tot-mondreclame. “Het was nooit de bedoeling om zo snel zo groot te worden”, besluit Hassan Ayed.

“Wij hebben het geluk gehad om met onze klanten mee te kunnen groeien.”