GDPR – Bescherming van persoonsgegevens

CodaBox en de bescherming van uw privacy

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor CodaBox NV (3001 Heverlee, Romeinsestraat 10, ondernemingsnummer 0840.559.537). We verwerken uw persoonsgegevens volgens de geldende wetgeving, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en we treffen de nodige beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te garanderen.

Op deze pagina vindt u meer informatie over hoe CodaBox omgaat met uw persoonsgegevens, zowel in haar dienstverlening, in het algemeen, als op deze website. Indien u hierover vragen hebt kan u ons contacteren via onze contactpagina, of u kan rechtstreeks contact opnemen met onze verantwoordelijke voor de gegevensbescherming via privacy@CodaBox.com.

Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de CodaBox-diensten

Zoals in meer detail beschreven op onze dienstenpagina’s levert CodaBox bepaalde informatie aan haar klanten en/of aan hun vertrouwenspersonen, waaronder bankuittreksels, sociale documenten en facturen. CodaBox doet dit steeds op basis van contractuele overeenkomsten, zowel met de bronnen van deze informatie (waaronder banken en sociale secretariaten) als met de bestemmelingen ervan (onze klanten, maar ook hun aangeduide vertrouwenspersonen zoals boekhouders), of met eventuele intermediaire dienstverleners (zoals softwareleveranciers die de diensten van CodaBox integreren).

Deze informatie kan soms bepaalde persoonsgegevens bevatten, zoals de naam, het adres en het bankrekeningnummer van een bepaalde overschrijving, of de contactpersoon op een bepaalde factuur. CodaBox verwerkt deze gegevens louter op basis van de overeenkomst met haar klanten, en uitsluitend met het doeleinde om deze informatie op een hoog beveiligde en confidentiële manier van de bron naar de bestemmeling te versturen, zoals afgesproken met de klant.

Wanneer CodaBox dergelijke informatie opvraagt bij een bron, doet zij dit steeds op basis van een schriftelijke overeenkomst met een dienstverlener van een klant (zoals diens boekhouder) of met de klant zelf. De privacyregelgeving maakt een onderscheid tussen de entiteit die verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens (‘de verwerkingsverantwoordelijke’) en de entiteit die deze gegevens verwerkt voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke (‘de verwerker’). Bij de behandeling van de informatie, treedt  CodaBox louter op als een verwerker, handelend voor rekening van de opdrachtgever-verwerkingsverantwoordelijke die instructie heeft gegeven aan CodaBox om tot de verwerking over te gaan. Hierbij zorgt CodaBox er steeds voor dat de klant effectief zijn of haar toestemming heeft gegeven voor de overdracht van zijn/haar gegevens.

Na afsluiten van deze overeenkomst met de klant of diens dienstverlener vraagt CodaBox de gekozen informatie op bij de bron, zoals een bank of sociaal secretariaat. Ook met deze bronnen heeft CodaBox een overeenkomst die verzekert dat informatie enkel wordt ontsloten aan CodaBox nadat een klant of dienstverlener het mandaat van CodaBox heeft bevestigd. CodaBox bewaart de ontvangen informatie op een beveiligde manier, en ontsluit de informatie naar de bestemmelingen (zoals de boekhouders) die de klant heeft aangeduid.

CodaBox en haar medewerkers nemen geen inhoudelijke kennis van deze persoonsgegevens, en gebruiken deze nooit voor eigen doeleinden. Bij beëindiging van het contract met de dienstverlener van de klant of met de klant zelf bewaart CodaBox deze persoonsgegevens nog voor de periode die vereist is om enerzijds de klant  toe te laten om zonder informatieverlies een nieuwe dienstverlener kan vinden, anderzijds om CodaBox toe te laten om haar mogelijke juridische aansprakelijkheden te beheren. Echter, indien de klant de bewaring van de hem betreffende persoonsgegevens vroegtijdig wenst te laten stopzetten, kan de klant hiertoe contact opnemen met CodaBox op het hogervermelde e-mail adres teneinde kennis te nemen van de praktische modaliteiten hiervan.

De privacyregelgeving vereist dat bedrijven die persoongegevens verwerken hiervoor een ‘wettelijke’ basis hebben. Bedrijven kunnen niet zomaar persoonsgegevens verzamelen en hermee vervolgens doen wat ze willen. De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze gegevens is voor CodaBox uitsluitend haar contract met de klant of diens dienstverlener, of na beëindiging van het contract, het gerechtvaardigd belang van CodaBox voor het verzekeren van de continuïteit van haar diensten en het beheer van haar juridische aansprakelijkheden.

Daarnaast moet CodaBox ook, zoals elke dienstverlener, bepaalde administratieve informatie over haar klanten verzamelen, zoals hun contactgegevens en vertegenwoordigers. Deze informatie wordt enkel gebruikt voor de doeleinden van het beheer van de relatie met de klant, inclusief administratie, facturatie, statistische analyse van de goede werking en het gebruik van CodaBox, het opsporen, voorkomen en bestrijden van onrechtmatig gedrag en fraude, en informatieverstrekking over de diensten van CodaBox. De wettelijke grondslag hiervoor is het contract met de klant zelf.

Persoonsgegevens zullen hoe dan ook niet beschikbaar worden gemaakt voor derden, met uitzondering van derden die door CodaBox worden ingeschakeld voor het beheren en ondersteunen van haar diensten. Deze derden zijn juridisch gebonden door gepaste overeenkomsten die de naleving van dit privacybeleid verzekeren en zijn gevestigd in België, in de Europese Economische Ruimte (EEA) of in bestemmingen buiten de EEA die zich ertoe hebben verbonden om een adequate juridische bescherming te leveren voor de verwerking van persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden niet overgedragen naar een derde land of een internationale organisatie, behoudens :

  • op instructie van de klant zelf aan CodaBox, en met name wanneer de klant zich zelf in een derde land bevindt of gebruik maakt van een dienstverlener (zoals een boekhouder) die zich in een derde land bevindt.
  • Indien de derde die door CodaBox wordt gebruikt is gevestigd in een derde land.

Verwerking van persoonsgegevens van bezoekers en gebruikers van deze website

CodaBox maakt deze website voor u beschikbaar als algemene informatiebron over haar diensten. U kan deze website en sommige diensten hierop gebruiken zonder ons rechtstreekse informatie te verschaffen, maar in sommige gevallen zullen we u om bijkomende informatie vragen.

Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens verzameld ?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens via deze website op rechtstreekse wijze (wanneer u ons rechtstreeks persoonsgegevens toestuurt) en op onrechtstreekse wijze (automatisch verstrekt door uw browser, als gevolg van uw bezoek aan de website).

U bezorgt ons rechtstreeks persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt via de contactpagina’s of via onze e-mailadressen. In dit geval verwerken we enkel de persoonsgegevens die u ons bezorgt (zoals uw naam, contactgegevens, functie en bedrijf), en verwerken we deze enkel voor de doeleinden die u aangeeft, zoals het beantwoorden van vragen, het verstrekken van offertes, of de inschrijving op nieuwsbrieven. Daarnaast mogen we deze gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

  • U informeren over de diensten en producten van CodaBox
  • Het leveren van de diensten of informatie die u heeft opgevraagd
  • Het verzekeren van de veilige en correcte werking van de website, inclusief door detectie, preventie en remediëring van onrechtmatig of hinderlijk gebruik
  • Het evalueren en verbeteren van de website, inclusief door deze af te stemmen op uw voorkeuren
  • Het creëren van anonieme gebruikersstatistieken

Raadpleeg ook onze Cookie Policy