Codabox : le meilleur choix

La livraison se déroule sans accroc et vous pouvez utiliser immédiatement les fichiers. Nous vous accompagnons et proposons l’intégration la plus adaptée à chaque logiciel, avec, si nécessaire, une livraison parallèle. Les méthodes de livraison les plus courantes sont :

• Via API : les fichiers arrivent directement dans l’application logicielle. Aucun téléchargement manuel, tout en gardant un contrôle total sur le processus de comptabilisation.
• Via un logiciel de synchronisation : tous les fichiers sont automatiquement placés dans une structure de dossiers sur le serveur. La livraison s’effectue par défaut toutes les deux heures, mais vous pouvez aussi la lancer manuellement à tout moment, pour n’importe quel compte ou n’importe quelle période (par exemple pour obtenir un historique).
• Via la boîte aux lettres électronique d’Exact Online : vous configurez cette livraison une seule fois par dossier, afin que tous les fichiers arrivent automatiquement dans Exact Online.
• Livraison parallèle : en plus de la livraison CODA dans des logiciels tels qu’EOL, Yuki et Horus, nous pouvons mettre en place une deuxième livraison parallèle via SyncTool (par environnement). Cette solution est notamment utile avec les livraisons API pour conserver l’accès aux fichiers et aux PDF.

Outre nos partenariats avec les éditeurs de logiciels, nous disposons d’un vaste réseau de revendeurs. Le soutien de ce réseau de partenaires est essentiel pour une configuration correcte et une bonne intégration dans le logiciel comptable.

• Si votre client utilise un logiciel connecté à Codabox (comme Billit, Eenvoudig Factureren et bien d’autres), il peut recevoir une copie des fichiers CODA dans ce logiciel.
  Cette fonctionnalité est souvent utilisée pour le lettrage automatique des factures de vente avec les paiements. C’est une valeur ajoutée gratuite que vous pouvez proposer à votre client : une solution gagnant-gagnant.
• Les transactions bancaires des fichiers CODA sont également affichées automatiquement dans le portail client de Clearfacts, avant même la comptabilisation du journal financier. Dans Clearfacts, le client distingue les banques comptabilisées de celles qui ne le sont pas encore, ce qui vous permet d’apporter une valeur ajoutée supplémentaire.

• Codabox propose une offre complète avec un onboarding en ligne pour les entreprises qui gèrent elles-mêmes leur comptabilité quotidienne.
• Lorsqu’une entreprise se développe et souhaite tenir elle-même sa comptabilité, vous pouvez l’inviter via MyCodabox à devenir directement cliente, tout en conservant l’historique et les données.
• Les PME peuvent utiliser MyCodabox pour gérer les services CODA, SODA et CARO, et utiliser les intégrations logicielles.

• Vous pouvez donner accès à MyCodabox à un nombre illimité de collègues.
• Vous déterminez quels utilisateurs sont administrateurs ou disposent de droits d’accès ordinaires. Certaines fonctions sont réservées aux administrateurs.
• Pour chaque environnement, vous pouvez définir les utilisateurs qui y ont accès, par exemple afin de protéger les dossiers sensibles.

• Chaque utilisateur peut marquer certains dossiers comme favoris et dispose ainsi d’une vue d’ensemble pratique.
• Les utilisateurs peuvent configurer l’authentification à deux facteurs (2FA) pour plus de sécurité.
• Les filtres sélectionnés dans les aperçus sont enregistrés par utilisateur (p. ex. les mandats KBC signés ou les CARO actifs), ce qui facilite le suivi.
• Dans certaines situations, vous recevez dans MyCodabox une notification concernant le statut d’un dossier ou d’une demande. Si vous avez des notifications non lues, vous pouvez également recevoir un récapitulatif automatique par e-mail.
• Avec un seul compte, vous passez facilement d’un environnement à un autre ou d’une organisation à une autre.

• Vous introduisez la demande en quelques clics dans MyCodabox. Codabox s’occupe ensuite du reste. Votre client reçoit automatiquement un e-mail lui permettant de signer facilement le mandat par voie numérique.
• Pour un nouveau client ou un nouveau compte, vous pouvez regrouper plusieurs comptes sur un seul mandat dans une même demande (les comptes d’épargne étant gratuits !). Il n’y a donc qu’un seul document à signer.
• Codabox propose des mandats transparents avec une signature numérique sécurisée et intégrée à la banque. Nous assurons le suivi auprès de la banque et du client si nécessaire.
• En moyenne, le service est actif après 48 heures. Si un client a besoin d’un petit coup de pouce supplémentaire, vous pouvez à tout moment renvoyer vous-même l’e-mail du mandat ou copier le lien de signature depuis MyCodabox.

• La banque ne crée des CODA qu’à partir du début du mandat. Il manque donc souvent les CODA de la période antérieure, alors que le compte était déjà utilisé. MyCodabox vous permet de demander facilement et gratuitement les fichiers CODA antérieurs à l’activation du mandat.
• Cette fonction est utile lorsqu’aucun mandat n’existait encore, par exemple lors du transfert d’un dossier depuis un autre bureau ou lorsque vous ajoutez un IBAN déjà utilisé.
• Cela va au-delà d’une simple relivraison : les fichiers sont créés au moyen d’une connexion open banking (PSD2). Comme il s’agit uniquement d’historiques, une autorisation unique du titulaire du compte suffit. Nous veillons à ce que le processus soit simple et sécurisé.
• Nous assurons la continuité des soldes et numérotons tous les CODA historiques « 000 », car les banques utilisent des systèmes de numérotation différents et qu’un décompte rétroactif n’est souvent pas possible.

• La mission essentielle de Codabox est d’automatiser le processus de comptabilisation, avec une livraison fluide avant 8h chaque jour. Nous veillons surtout à l’exactitude de tous les extraits de compte : les fichiers arrivent dans le bon ordre, sans interruption, et chaque solde correspond au précédent.
• Ce n’est pas évident, car les systèmes et modes de transmission des banques ne sont pas uniformes et connaissent parfois des incidents. Si un ou plusieurs fichiers manquent, nous les récupérons proactivement dans le bon ordre avant de livrer les nouveaux fichiers.
• Nous avons délibérément conclu un partenariat avec les 19 banques, car cela garantit au mieux la qualité des données, la rapidité du processus de mandat et la fluidité de la livraison.
• De votre côté, aucune intervention manuelle (telle que la correction de soldes) n’est donc nécessaire lorsque vous recevez les fichiers.

• Chez d’autres prestataires, le processus de mandat pour les comptes BNP Paribas Fortis est laborieux : vous devez informer vous-même votre client, qui doit signer le mandat puis l’envoyer à son agence bancaire locale, où il faut attendre un traitement manuel.
• La différence avec Codabox est considérable : nous envoyons automatiquement le mandat à votre client. Ce dernier signe de manière simple et sécurisée par voie numérique, grâce à une méthode de signature calquée sur le processus de mandat de la banque elle-même : le traitement ultérieur est entièrement automatisé. On ne doit pas attendre l’intervention d’un employé de l’agence: le mandat est activé rapidement.

• Dans MyCodabox, vous obtenez en quelques clics une « livraison sur demande » des fichiers déjà créés par la banque dans le cadre d’un mandat CODA, mais que vous ne possédez pas encore (ou souhaitez recevoir à nouveau). C’est le cas, par exemple, lorsque vous reprenez un dossier pour lequel CODA était déjà actif depuis un certain temps chez un autre expert-comptable, ou lors d’un changement de logiciel où vous souhaitez compléter l’historique dans le nouveau logiciel de comptabilité.
• Codabox conserve ces fichiers pendant deux ans et les met facilement à disposition.
• Le calendrier de livraison indique immédiatement ce qui a déjà été livré ou non.
• Vous pouvez aussi effectuer un téléchargement groupé par dossier, rapidement et efficacement, même pour plusieurs années et plusieurs comptes.
• Consultez ci-dessus les possibilités supplémentaires offertes dans le cadre de « CODA historiques » pré-mandat.

• Les méthodes de signature sont toujours coordonnées au mieux avec les banques afin de garantir un traitement fluide et un suivi automatique.
• Votre client reçoit automatiquement un e-mail et signe facilement par voie numérique. La banque peut immédiatement traiter la demande.
• La signature via Twikey (pour Bank Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis et Crelan) va bien au-delà d’une simple signature numérique. Cette méthode est intégrée au processus de mandat de la banque : les mandats sont donc activés beaucoup plus rapidement que lorsque leur traitement doit être effectué par un employé en agence, comme c’est le cas chez d’autres acteurs du marché.

• Nous proposons les écritures de paie de plus de 130 secrétariats sociaux. Il s’agit de l’offre la plus étendue du marché, et elle continue de croître.
• Vous ne devez pas créer un compte ni suivre un onboarding auprès de chacun de ces secrétariats sociaux pour obtenir les fichiers. L’envoi de fichiers par e-mail appartient définitivement au passé.
• Pour tous ces secrétariats sociaux, nous livrons toujours les écritures de paie dans un format unique, accompagnées, le cas échéant, de la ventilation analytique. Vous disposez ainsi d’un processus uniforme pour la comptabilisation des paies.
• Si vous le souhaitez, une copie PDF des fichiers SODA peut également être envoyée automatiquement au client.

• Vos clients ne doivent signer aucun mandat supplémentaire ni donner d’autorisation. Vous activez facilement SODA dans MyCodabox, sans frais d’activation.
• Nous nous chargeons de tout avec les secrétariats sociaux. Les fichiers arrivent automatiquement en un rien de temps.

• MyCodabox vous montre clairement quels clients effectuent régulièrement des paiements de salaires via un secrétariat social, et indique aussi le nom du secrétariat social en question.
• Grâce à cette analyse des transactions bancaires de vos clients, vous pouvez activer SODA en un clic pour tous les dossiers concernés et gagner encore du temps.