La crise du coronavirus signera-t-elle l’avènement de la facturation numérique en Belgique ?

La crise du coronavirus signera-t-elle l’avènement de la facturation numérique en Belgique ?

28 may 2020

Entre 1993 ou le début de la collecte de « mesures » et 2017, la popularité de la facturation numérique en Belgique n’a cessé de croître. Si les chiffres ont pour la première fois baissé en 2017, l’application des directives européennes a rapidement inversé la tendance négative. En 2018, le monde belge des entreprises a ainsi économisé 118 millions d’euros. Mais le potentiel d’économie de 3,37 milliards laisse clairement apparaître une nette possibilité de croissance. Les initiatives telles que DigiCrowd font rapidement augmenter le volume de factures numériques. La crise du coronavirus va elle aussi accélérer davantage la numérisation des processus financiers, avec moins de papier, plus de télétravail et une administration plus intelligente comme principaux moteurs.

Soyons clairs, nous parlons de « véritables » factures électroniques émises dans un format XML structuré. Il ne s’agit donc pas de factures au format PDF ni de factures papier, dont le traitement est souvent non automatisé et particulièrement fastidieux. Cependant, grâce aux efforts déployés par le gouvernement et DigiCrowd, la facturation électronique a bien évolué. Certes doucement, car la Belgique figure toujours au milieu du classement européen de la facturation électronique.

Des factures électroniques pour le gouvernement

Depuis son lancement, la plateforme Mercurius, la salle de courrier numérique des institutions publiques, a reçu plus d’un million de factures électroniques. La plateforme garantit l’envoi correct de factures électroniques entre le logiciel du fournisseur et celui de l’administration publique concernée.

Aujourd’hui, le gouvernement flamand reçoit plus de 60 % de ses factures via des messages structurés qui remplacent les PDF joints aux e-mails ou le courrier traditionnel. Il y a trois ans, ce chiffre ne s’élevait qu’à 7 %.

 

Pourcentage du nombre de factures XML reçues par le gouvernement flamand

Les fournisseurs qui envoient leurs factures par voie numérique au gouvernement non seulement épargnent du temps et de l’argent, mais sont aussi payés plus rapidement. En 2019, le gouvernement flamand a payé 86 % de ses factures à temps, soit neuf jours plus rapidement qu’en 2018.

Une organisation telle que DigiCrowd, l’initiative de Sage, Wolters Kluwer, WinBooks et CodaBox, a également un impact. DigiCrowd compte désormais plus de 270 partenaires affiliés. Depuis le début de 2019, plus de 100 000 factures ont été envoyées à plus de 6 000 entreprises.

Le coronavirus stimule la réflexion numérique

En raison du Covid-19, la numérisation progresse plus rapidement que prévu. L’incertitude autour de la transmission des virus par le biais des nombreux documents papier typiques de l’administration d’une entreprise ralentit considérablement leur traitement.

Aujourd’hui, les entreprises veulent éviter au maximum les contacts directs et prévoient également d’assouplir, voire même d’encourager, le télétravail après la situation de crise que nous vivons actuellement. Et pour cela, rien de tel que le numérique. Par ailleurs, de nombreuses PME sont actuellement confrontées à d’autres soucis. Dans certains secteurs, les portes sont longtemps restées closes. Certaines branches ne savent même pas encore comment poursuivre leurs activités. Les chefs d’entreprise et leurs comptables se cassent actuellement la tête au sujet des nouvelles rentrées, des projections et des analyses de risques.

Lorsque l’on énumère tous les avantages de la facturation électronique, le choix de la méthode de travail numérique n’est pas un pari, mais bien une évolution logique. Même sans la pandémie, ce choix donne une longueur d’avance aux comptables et entrepreneurs. Accélération des processus, aperçu en temps réel des chiffres et absence d’erreur dans le travail ne sont que quelques exemples illustrant combien la facturation électronique contribue à améliorer l’efficacité. Mieux encore, elle offre la possibilité d’anticiper mieux et plus rapidement les risques.

Depuis l’imposition des mesures de confinement, nous avons, chez CodaBox aussi, constaté une nette augmentation du nombre d’entrepreneurs et de comptables qui optent pour une « véritable » facturation numérique. Espérons que cette tendance ne s’arrêtera pas là, car la facturation électronique offre de nombreux avantages. La facturation numérique garantit non seulement la sécurité contre les virus, une plus grande efficacité et l’absence d’erreur, mais elle exclut également la fraude. Par ailleurs, l’expéditeur et le destinataire économisent tous deux en moyenne six euros par facture.

Si vous utilisez également un outil (ou une plateforme) numérique tel que Bookmate, ClearFacts, OkiOki ou Yuki, vous disposez immédiatement d’un tableau de bord où vous pouvez consulter quotidiennement les chiffres de l’entreprise. Le choix semble simple, et il l’est. Cependant, nous entendons souvent que les entrepreneurs ne savent pas comment introduire le numérique dans leurs activités.

Qu’est-ce que la facturation électronique et comment l’introduire ?

Vous devez enregistrer vos factures. Cela va de soi. Que vous les saisissiez vous-même ou que les envoyiez à votre comptable, ces deux méthodes impliquent une grande quantité de travail manuel. Souvent, les piles de papiers s’entassent et chaque trimestre, l’entrepreneur doit tout rassembler dans la précipitation.

Avec la facturation électronique, tout est entièrement automatisé. Il ne faut même pas apprendre à maîtriser de nouveaux logiciels. Un prestataire de services comme CodaBox récupère les factures auprès de vos fournisseurs et les transmet à votre comptable, et ce, directement dans le bon logiciel. Vous en recevez une copie.

Le processus se déroule généralement sur le réseau européen Peppol, l’autoroute numérique qui permet aux entreprises et aux gouvernements de transmettre des factures au format numérique : simple, sécurisé et rapide. Et qui plus est gratuit.

Espérons que la crise du coronavirus soit bientôt de l’histoire ancienne. Les changements survenus dans le monde ne sont, pour l’instant, pas définitifs. Mais nous serons peut-être bientôt de nouveau confrontés à une situation comparable.

Dans tous les cas, nous aurons beaucoup appris. Aujourd’hui, les entreprises et les individus portent un regard très différent sur le numérique. Beaucoup viennent tout juste de découvrir les options disponibles en ligne. Aujourd’hui, je m’entretiens quotidiennement avec mon équipe par vidéo, et mes collègues réalisent leurs entrevues en ligne. Ils sont aussi productifs qu’avant, mais sans subir le stress des embouteillages. Et heureusement. Imaginez si la crise s’était produite vers 1980, à l’époque pré-Internet…

 

Marie Costers 
CodaBox (Isabel Group) 
Managing Director