Grâce à un état d’esprit digital & entrepreneur, la fiduciaire Lieutenant Guillaume est au plus proche de ses clients

Gain de temps, facilité et fidélisation du client : voilà pourquoi Lieutenant Guillaume ne peut se passer de CodaBox

Créée en 2016 par un entrepreneur « déçu » des relations et des services fournis par ses comptables successifs, la fiduciaire Lieutenant Guillaume a adopté un « état d’esprit résolument digital et d’entreprenariat » afin d’offrir le meilleur service possible à ses clients. Et CodaBox constitue un allié « indispensable » dans cette quête, assure Alexander Peccoux, Chief Operating Officer chez Lieutenant Guillaume.

Ce jeune bureau comptable implanté à Forest, Louvain-la-Neuve et à l’Île Maurice compte une vingtaine de collaborateurs qui gèrent ensemble environ 300 dossiers. Principalement des sociétés, « ce qui correspond mieux à l’état d’esprit de l’entreprise ».

Consciente des besoins de sa clientèle, la fiduciaire Lieutenant Guillaume a pris très tôt le virage du numérique. « La transformation numérique et le digital nous permettent de créer encore plus de contact et de se rapprocher encore plus de ce que souhaitent les clients », affirme Alexander Peccoux.

Un bureau qui se transforme avec ses clients

Leurs clients n’imaginent d’ailleurs plus un mode de fonctionnement différent : « Le bureau comptable se transforme en permanence avec nos clients. Tous les jours, on a des nouvelles demandes, des besoins de nouvelles fonctionnalités, de nouveaux types de reporting, tel type de conseils, etc. ». Tant et si bien que le bureau joue de plus en plus un rôle de “vrai” comptable interne… externalisé : « On a de plus en plus de clients qui ont besoin de leur comptable au jour le jour, qui sollicitent des entretiens hebdomadaires voire quotidiens ».

Gain de temps « monstrueux »

Pour de tels services, le choix des bons outils était crucial. « Aujourd’hui, on ne se verrait pas sans CodaBox », explique ce véritable fan de nos services. « À la base, on prend CodaBox pour être livré des extraits bancaires au format CODA. C’est la base. Mais derrière, ce n’est pas que ça : il y a les relevés de carte de crédit via CARO, la livraison des factures d’achat via VOILA, les écritures salariales via SODA… », dénombre-t-il.

Diminuer le temps d’encodage, c’est une chose. Mais une autre, c’est que CodaBox est d’une « facilité administrative assez impressionnante : les procédures pour les mandats avec les banques, la plateforme MyCodaBox… c’est un gain de temps monstrueux », s’amuse encore Alexander Peccoux.

Un outil de fidélisation des clients

Lieutenant Guillaume voit également CodaBox comme un outil de fidélisation du client. Le comptable n’est en effet pas le seul à bénéficier des services : « Aujourd’hui, le fait d’avoir un système administratif comme ça, c’est non seulement un gain de temps et une facilité pour le bureau comptable, mais aussi pour le client qui sent que son comptable met tout en place pour lui faciliter la vie ». Win-win.

De meilleurs services pour des possibilités infinies

Gagner du temps leur permet évidemment d’offrir leurs services à plus de clients. Mais leur permet aussi d’offrir un meilleur service vu que les collaborateurs n’ont plus besoin de courir derrière leurs clients pour obtenir leurs documents. « Et nos clients eux-mêmes bénéficient d’un meilleur service, puisqu’on leur fait gagner du temps, vu qu’ils ne doivent plus nous envoyer leurs extraits ».

Cerise sur le gâteau, cet écosystème « entraîne tout un tas de possibilités de services supplémentaires, notamment la possibilité de, par exemple, faire ses paiements depuis l’application comptable ou de vérifier si les clients ont bien payé également depuis l’application comptable », pointe Alexander Peccoux.

Des outils et des services en constante évolution

C’est donc logique que 100% des clients de Lieutenant Guillaume sont activés sur CodaBox. « Dès qu’on a un nouveau client et que la banque est compatible, on demande le mandat… on ne se pose pas de question », poursuit le COO. Une demande qui se fait en quelques clics sur la plateforme MyCodaBox, sur laquelle il se rend tous les jours depuis son arrivée au sein de la fiduciaire en 2018.

Depuis le temps, Alexander Peccoux a donc pu en apprécier l’évolution : « Il y avait beaucoup plus de difficultés à obtenir des signatures à l’époque, notamment. Il n’y avait pas de système de relance automatique sur la plateforme. CodaBox a quand même fait des améliorations qui me donnent le sentiment que les procédures vont plus vite et aboutissent dans la plupart des cas », se réjouit-il.

Un support et une mise en place 5 étoiles

Plus besoin non plus d’appeler constamment le support pour effectuer des changements ou pour connaître le statut d’un mandat, etc. « Aujourd’hui, avec les ajouts qui ont été faits à MyCodaBox, on a toutes les informations. On a beaucoup plus de self-service. On peut transférer un mandat d’une plateforme à une autre ». Et quand il a vraiment besoin du support, « j’ai une réponse très rapide et il n’y a jamais de problème », assure-t-il.

Même son de cloche au niveau de la mise en place des services : « J’ai le sentiment que vous, de votre côté, vous travaillez pour améliorer vos process et ça se ressent dans la fluidité de traitement ».

La facturation électronique ? “Extrêmement positif” !

Un sujet à la mode, c’est bien celui de la facture électronique. Du côté de chez Lieutenant Guillaume, on l’a évidemment adoptée. Et c’est naturellement qu’ils encouragent leurs clients à en faire de même en mettant à leur disposition des modules de facturation. « C’est un chemin qu’on traverse progressivement, mais les choses vont dans la bonne direction » même si certaines habitudes semblent persister, entre les entreprises qui n’utilisent pas encore de module de facturation électronique, celles aux procédures plus lourdes, les sociétés de management qui ne voient pas l’intérêt pour une ou deux factures…

Mais Alexander Peccoux se veut optimiste et espère que le coup de pouce des autorités belges pour favoriser la facture électronique porte ses fruits. « C’est dans l’air du temps, il faut juste qu’on patiente un peu. Ça deviendra la norme dans les années à venir ». Et il s’en réjouit : « Ça va être un gain de temps absolument incroyable pour tout le monde. D’un point de vue administratif, un client qui n’a pas besoin de penser à envoyer son extrait bancaire, c’est une chose… Mais un client qui n’a pas besoin de penser à envoyer ses factures, c’est autre chose ».

« On ne pourrait pas s’en passer aujourd’hui »

Alexander Peccoux est catégorique : « CodaBox, c’est indispensable. On ne pourrait pas s’en passer aujourd’hui. Si un bureau comptable veut fonctionner correctement, je pense qu’il a besoin d’une solution comme celle-là ». Grand ou petit bureau, « ce serait dommage de s’en passer », conclut-t-il, rappelant qu’ils utilisaient déjà les services de CodaBox lorsqu’ils étaient 5 collaborateurs et géraient 100 dossiers.

En quelques années seulement, ce bureau “créé par et pour des entrepreneurs” s’est forgé une solide réputation grâce à cet état d’esprit moderne. Nul doute que les clients de Lieutenant Guillaume ne peuvent plus, eux non plus, se passer des services de leur comptable. Il est loin, le temps de l’entrepreneur déçu de la relation avec son comptable…