e-Invoicing (of elektronisch factureren) voor dummies deel 2 : de basisprincipes.

Ben je een computerleek of wil je met elektronisch factureren beginnen maar heb je naar eigen inschatting onvoldoende kennis, dan ben je aan het juiste adres.

Andere voorkennis dan de begrippen uit deel 1 is dus niet noodzakelijk.

De bedoeling is om je nu vertrouwd te maken met de basisprincipes.

1. Wat is een elektronische factuur ?

Algemeen kunnen we stellen dat een elektronische factuur een factuur is die zowel elektronisch wordt opgesteld als elektronisch wordt verzonden.

Vergelijk het met het traditioneel versturen van een brief per post t.o.v. het verzenden van een e-mail dat volledig elektronisch gebeurt.

2. Hoe verstuur je een elektronische factuur ?

Een elektronische factuur wordt ook elektronisch verzonden. Dit kan op verschillende manieren.

  • Een mail sturen met factuur als bijlage
  • Een mail met link naar een website waar de factuur beschikbaar is
  • Via een netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen
  • Opladen op een centraal platform (v.b. het Mercurius platform van de federale overheid)
  • enz…

Als vergelijking kan je onthouden dat een brief per post kan gestuurd worden maar ook via een koerierdienst.

We zullen de verschillende mogelijkheden in een van de volgende hoofdstukken meer in detail toelichten.

3. Welke types elektronische facturen bestaan er ?

Er zijn verschillende types van elektronische facturen.

  • PDF
  • XML
  • UBL
  • CEFACT
  • EDIFACT
  • enz…

In een van de volgende hoofdstukken zal ik dieper ingaan op de verschillen.

Onder druk van onze Europese leiders wordt er naar een vermindering van het aantal types gestreefd. Reden hiervoor : Hoe minder types hoe eenvoudiger en goedkoper de verwerking en het gebruik wordt.

Vergelijk het met de invoering van de Euro als betaalmiddel. Vroeger had elk land binnen de Euro zone zijn eigen munt. Ondertussen kunnen we in onze buurlanden met de Euro betalen zonder omwisselingen en de daarbij horende kosten en ergernissen.

4. Wat is het belang van het juiste type software ?

Bij de aankoop van een softwarepakket is het niet altijd gemakkelijk om de juiste keuze te maken.

Vergelijk het met de aankoop van een wagen. In functie van het gebruik zal je een mooie sportwagen of een minder stijlvolle monovolume kiezen.

Je zult dus ook bij de aanschaf van v.b. een facturatiepakket een aantal afwegingen moeten maken. Op de criteria die voor jou van belang zijn komen we later nog terug maar hieronder alvast een beperkt lijstje.

  • Kostprijs
  • Gebruiksvriendelijkheid
  • Mogelijkheden voor het versturen van e-facturen
  • Mogelijkheden om van op afstand te werken
  • enz…

In het volgende hoofdstuk ga ik dieper in op de verschillende manieren om facturen te verzenden.

Heb je ondertussen nog vragen of zijn er zaken niet duidelijk? Laat het gerust weten in de comments hieronder en ik geef je zo snel mogelijk een persoonlijk antwoord.

By Paul Simons